Was nach einer Beratung auf dem Tisch liegen muss

Eine Beratung endet mit einem Dokument. Ob sie etwas wert war, hängt nicht daran, wie dick es ist, sondern daran, ob daraus Entscheidungen folgen können, nachdem der Berater weg ist.

Das lässt sich prüfen, und zwar an sieben Stellen. Die Liste taugt für jeden Bericht — den eines großen Hauses, den eines Einzelberaters und unseren. Sie ist nach Aussagekraft geordnet, nicht nach Reihenfolge im Dokument.

1. Die Spalte „Quelle” in der Zahlentabelle

Ein brauchbarer Bericht beschreibt die heutige Lage mit Zahlen: Vorgänge je Woche, Bearbeitungszeit je Vorgang, beteiligte Personen, Fehler- oder Nacharbeitsquote. Das tun die meisten.

Entscheidend ist die Spalte daneben: woher jede Zahl stammt. „Ausgezählt über vier Wochen”, „Angabe der Geschäftsführung”, „geschätzt im Gespräch” — das sind drei verschiedene Belastbarkeiten, und der Leser muss sie unterscheiden können. Ohne diese Spalte sieht eine geschätzte Zahl genauso aus wie eine gemessene, und die ganze Wirtschaftlichkeitsrechnung, die darauf aufbaut, ist nicht mehr zu beurteilen.

Woran Sie es sofort sehen: Steht in der Zahlentabelle eine Spalte „Quelle” oder nicht.

2. Zu jeder Schwachstelle eine Ursache — getrennt von der Beobachtung

Schwachstellen aufzuzählen ist der leichte Teil. „Der Auftrag wird dreimal erfasst” ist eine Beobachtung. „Zwei Systeme haben keine Verbindung, und niemand ist zuständig, das zu ändern” ist die Ursache.

Nur die Ursache lässt sich beheben. Ein Bericht, der Beobachtungen auflistet und daraus direkt Maßnahmen ableitet, überspringt den Schritt, in dem die Arbeit steckt — und seine Maßnahmen behandeln dann Symptome.

Woran Sie es sehen: Beobachtung, Ursache und Auswirkung stehen getrennt, je Schwachstelle. Die Auswirkung möglichst in Zeit oder Geld.

3. Zu jeder Maßnahme: woran der Erfolg erkennbar ist

Das ist das Feld, das am häufigsten fehlt, und sein Fehlen ist folgenreich. Ohne Erfolgsmerkmal wird ein halbes Jahr später gemessen, ob die Maßnahme umgesetzt ist — was immer mit Ja beantwortet werden kann und über den Nutzen nichts sagt.

Ein brauchbarer Maßnahmenplan nennt je Maßnahme: was zu tun ist, wer im Unternehmen es macht, Aufwand und Größenordnung der Kosten, woran der Erfolg erkennbar ist, und wann sie frühestens sinnvoll ist.

Der Prüfsatz: Können Sie zu jeder Maßnahme sagen, was Sie in sechs Monaten nachsehen würden?

4. Die Alternativen, mit Namen und Kosten

Eine Maßnahme ohne Alternativen ist keine Empfehlung, sondern eine Vorgabe. Zu jeder gehören die ernsthaft in Betracht kommenden Wege, jeder mit Vorteil, Nachteil und grober Größenordnung:

• Standardsoftware — mit Produktnamen, nicht als Gattung
• Individuelle Entwicklung
• Eigenleistung oder Organisation — den Ablauf ändern statt etwas kaufen
• Nichts tun

Die letzte Zeile ist die, an der sich die Qualität entscheidet. „Nichts tun” hat einen Preis — den heutigen Aufwand, mal zwölf Monate. Steht dieser Preis im Bericht, lässt sich jede andere Zeile dagegen rechnen. Fehlt er, ist die Entscheidung bereits vorweggenommen.

Woran Sie es sehen: Steht in der Alternativentabelle eine Zeile „nichts tun” mit einer Zahl daneben.

5. Der Offenlegungssatz an jeder Stelle, an der er hingehört

Wenn der Verfasser des Berichts eine der empfohlenen Maßnahmen selbst umsetzen könnte, gehört das an diese Stelle geschrieben — nicht ins Vorwort, nicht in das Kleingedruckte am Ende, sondern an die Maßnahme.

In unseren Berichten lautet der Satz: „Die empfohlene Maßnahme könnte von uns selbst umgesetzt werden. Wir weisen darauf hin, dass daraus kein Auftrag an uns folgen muss; die unter ‚Wege dorthin’ genannten Alternativen sind gleichrangig zu prüfen.“

Das ist kein Haftungsausschluss. Es ist die Stelle, an der ein eigenes Interesse von einer Absicht zu einer Angabe im Dokument wird — und damit zu etwas, das jemand anderes gegenlesen kann. Warum wir das für die einzig prüfbare Form halten, steht in Wer berät, soll nicht auch verkaufen.

Woran Sie es sehen: Suchen Sie die Maßnahme, bei der der Berater verdienen würde. Steht dort ein Hinweis darauf?

6. Eine Reihenfolge, nicht nur eine Liste

Fünf Maßnahmen, alle richtig, alle gleichzeitig unmöglich — das ist das häufigste Ergebnis einer Beratung, die sich nicht entscheiden wollte. Wer berät, muss sagen, womit anzufangen ist, und warum.

Dazu gehört die Angabe, welche Maßnahme von welcher abhängt. Eine Schnittstelle vor der Bereinigung der Datenbestände zu bauen heißt, Fehler schneller zu verteilen.

Woran Sie es sehen: Gibt es einen Abschnitt „Reihenfolge”?

7. Unterschrieben — und so geschrieben, dass Sie ihn weitergeben können

Zwei Dinge, die zusammengehören.

Ein Bericht, der etwas behauptet, wird unterschrieben: von der beratenden Person und von dem Unternehmen, das die Beratung erbracht hat, mit der datierten Erklärung, dass er die tatsächlich erbrachte Leistung dokumentiert. Das ist keine Formalität — es ist der Unterschied zwischen einem Dokument und einer Präsentation.

Und er muss ohne seinen Verfasser verständlich sein. Der Test ist einfach: Könnten Sie den Bericht einem anderen Anbieter vorlegen und ein vergleichbares Angebot bekommen? Wenn ja, ist er ein Arbeitsmittel. Wenn er nur mit den Erläuterungen des Beraters funktioniert, ist er eine Bindung.

Was auf der Liste absichtlich fehlt

Eine Seitenzahl. Es gibt keinen Umfang, der einen Bericht gut macht. Die sieben Punkte oben lassen sich auf zwölf Seiten erfüllen und auf achtzig verfehlen.

Ein Foliensatz. Eine Präsentation kann ein Bericht begleiten, aber nicht ersetzen. Folien sind für den Vortrag geschrieben, nicht für das Nachlesen in sechs Monaten — und in sechs Monaten liegt die Entscheidung an.

Ein Umsetzungsangebot. Wenn das Angebot Teil der Lieferung ist, ist der Bericht die Verkaufsunterlage dazu. Bei uns endet die Beratung mit der Handlungsempfehlung; ein Angebot kommt erst danach und nur auf Ihre Anfrage.

Wenn Sie nur eine Frage stellen wollen

Fragen Sie vor der Beauftragung nach der Gliederung des Berichts, den Sie bekommen werden. Wer sie nennen kann, hat ein Verfahren. Wer sie nicht nennen kann, schreibt das Dokument am Ende aus dem, was übrig ist.

Was bei uns darin steht und in welcher Reihenfolge, steht auf der Leistungsseite. Und was zu tun ist, wenn der Bericht zu dem Ergebnis kommt, es zu lassen, in Wenn die Beratung zu dem Ergebnis kommt: lassen Sie es.