Interne Systeme

Interne Systeme statt Excel-Listen

Wenn mehrere Leute dieselbe Excel-Liste pflegen, ist die Liste das Problem. Wir ersetzen sie durch eine Webanwendung, die Ihren Ablauf abbildet: mit Rechten, Pflichtfeldern, Historie und einem Stand, den alle gleichzeitig sehen. Sie bekommen Quellcode und Dokumentation und bleiben damit unabhängig von uns.

Erstgespräch vereinbaren

Woran Sie merken, dass die Liste an ihrer Grenze ist

Der Satz, mit dem dieses Thema fast immer anfängt: „Drei Leute pflegen dieselbe Liste.“

Die Datei existiert in mehreren Fassungen, und die gültige erkennt man am Dateinamen.
Wer wann etwas geändert hat und warum, lässt sich nicht mehr nachvollziehen.
Jeder sieht alles, obwohl Preise, Löhne oder Kundendaten nicht jeden etwas angehen.
Ein verrutschter Sortierbereich oder eine überschriebene Formel fällt erst auf, wenn ein Kunde sich meldet.
Ein neuer Kollege lernt zuerst die Eigenheiten der Datei und danach seine Arbeit.

Excel ist ein gutes Werkzeug zum Rechnen. Als gemeinsame Datenbasis für mehrere Personen war es nie gedacht: Es kennt keine Rechte, keine Historie und keine Regel, die sich nicht umgehen lässt.

Was wir bauen

Wer interne Software entwickeln lässt, braucht selten sofort ein großes System. Meistens beginnt es mit dem einen Ablauf, an dem die meiste Zeit verloren geht — und wächst von dort aus weiter.

Auftrags- und Projektverwaltung

Auftragsverwaltung entlang Ihres Ablaufs statt entlang eines Produkthandbuchs: Status, Zuständigkeiten, Termine, Dokumente und Nachweise an einem Ort.

Kunden- und Kontaktverwaltung

Kunden, Ansprechpartner, Vorgänge und der gesamte Schriftverkehr — sichtbar für alle, die damit arbeiten, und nur für die.

Planung und Auslastung

Termine, Personen, Fahrzeuge, Maschinen. Wer wann wo eingeplant ist, ohne dass zwei Kalender gegeneinander laufen.

Erfassung vor Ort

Zeiten, Mengen, Fotos, Checklisten und Unterschriften direkt am Telefon oder Tablet erfasst — statt abends noch einmal abgetippt.

CRM individuell entwickeln

Ein CRM — also eine Software für die Verwaltung von Kunden, Kontakten und Vorgängen — ist der häufigste Einstieg in ein internes System. Der Grund ist immer derselbe: Die Kundendaten liegen in einer Tabelle, die Historie im Postfach und der Rest im Kopf einzelner Personen.

Ein fertiges CRM ist dann die richtige Wahl, wenn Ihr Vertrieb so arbeitet, wie das Produkt es vorsieht. Individuell wird es interessant, wenn Ihr Ablauf davon abweicht, wenn Kundendaten mit Aufträgen, Anlagen oder Nachweisen verknüpft sein müssen, oder wenn Sie den Datenbestand aus datenschutzrechtlichen Gründen auf einem eigenen Server halten wollen.

Wir haben CRM-Systeme gebaut, und wir arbeiten selbst in einem: Unser eigenes Kundenmanagement läuft in einer Anwendung, die wir selbst entwickelt haben und selbst betreiben. Was daran gut funktioniert und was wir heute anders bauen würden, sagen wir Ihnen im Erstgespräch.

Wie ein internes System bei uns entsteht

Wir sehen uns den Ablauf an, nicht die Datei

Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchem Ergebnis, und an welcher Stelle entsteht die Nacharbeit. Die Tabelle zeigt nur, wie der Ablauf notdürftig festgehalten wurde.
Sie bekommen ein Konzept mit Angebot

Darin steht, was die erste Fassung kann, was bewusst wartet und welche Sonderfälle zunächst von Hand erledigt werden. Weglassen ist an dieser Stelle der wirksamste Hebel.
Wir bauen und übernehmen Ihre Daten

Sie sehen Zwischenstände und arbeiten früh mit echten Daten. Die Übernahme aus den bestehenden Dateien gehört dazu, samt Bericht über Dubletten und Lücken.
Einweisung, Übergabe, Betrieb

Quellcode, Dokumentation und Zugänge gehen an Sie. Auf Wunsch übernehmen wir danach Betrieb, Sicherung und Weiterentwicklung.

Wie wir dabei entwickeln, prüfen und übergeben, steht auf Wie wir arbeiten.

Wofür wir nicht der Richtige sind

Damit Sie sich das Gespräch sparen, wenn es nicht passt:

Eine einzelne Tabelle, die eine Person pflegt und die sonst niemand braucht.
Einführung, Migration und Betreuung von Warenwirtschafts- und Shop-Systemen — dafür ist unsere Schwesterfirma IT-Schober zuständig.
Abläufe, die ein Standardprodukt bereits abdeckt. Wenn wir das sehen, empfehlen wir das Produkt, statt eine Entwicklung dagegen zu verkaufen.

Häufige Fragen

Was kostet es, Excel durch eine eigene Software zu ersetzen?

Den Ausschlag geben der Umfang des Ablaufs, die Zahl der Rollen und Rechte, die Übernahme der Altdaten und die Systeme, die angebunden werden sollen. Eine belastbare Zahl nennen wir nach dem Erstgespräch — vorher wäre sie geraten.

Was passiert mit den Daten aus unseren bestehenden Dateien?

Die übernehmen wir. Vorher zeigen wir Ihnen, was sich beim Einlesen als Dublette, Lücke oder Formatfehler herausstellt — das ist meistens der Punkt, an dem zum ersten Mal sichtbar wird, wie die Daten wirklich aussehen. Die alten Dateien bleiben als Archiv erhalten.

Müssen wir alles auf einmal umstellen?

Nein. Wir beginnen mit dem Ablauf, der die meiste Handarbeit verursacht, und lassen den Rest zunächst so, wie er ist. Eine Umstellung in Stufen ist nicht nur ruhiger, sie senkt auch den Aufwand, weil Version 1 keine Sonderfälle mitschleppen muss.

Kommen unsere Mitarbeiter damit zurecht?

Die Oberfläche folgt dem Ablauf, den Ihre Leute ohnehin kennen, statt einer allgemeinen Softwarelogik. Pflichtfelder und feste Auswahlen ersetzen ungeschriebene Regeln. Eine Einweisung gehört zur Lieferung, ebenso eine kurze Anleitung für neue Mitarbeiter.

Womit wir rechnen und was den Preis nach oben und unten treibt, steht auf Was Individualsoftware kostet.

Drei Leute, eine Liste, mehrere Fassungen?

Beschreiben Sie uns kurz, welcher Ablauf heute in einer Tabelle lebt und wie viele Leute daran arbeiten. Wir sagen Ihnen, ob sich ein eigenes System lohnt — und wenn nicht, warum.