Make or Buy bei Software: neun Fragen, die die Entscheidung tragen

Wir verdienen unser Geld damit, Software zu bauen. Trotzdem beginnt dieser Artikel mit einem Satz, der gegen uns arbeitet: In den meisten Fällen ist ein fertiges Produkt die richtige Entscheidung.

Das ist keine Bescheidenheit, sondern Rechnung. Ein Standardprodukt verteilt seine Entwicklungskosten auf tausend Betriebe, Ihre eigene Anwendung nicht. Wer bauen lässt, was es zu kaufen gibt, zahlt den vollen Preis für etwas, das er günstiger bekommen hätte — und übernimmt zusätzlich die Verantwortung dafür, dass es in fünf Jahren noch läuft.

Interessant wird die Gegenrichtung erst an einer klar benennbaren Stelle. Die neun Fragen unten führen dorthin.

Warum die Frage meistens zugunsten des Kaufens ausgeht

Ein Produkt bildet ab, was viele brauchen. Genau das ist seine Stärke: Es ist an hunderten Betrieben durchgelaufen, seine Fehler sind gefunden, seine Randfälle sind bekannt, und jemand anderes hält es aktuell.

Der übliche Denkfehler bei „Make” ist nicht der Kaufpreis, sondern der Zeitraum. Verglichen wird das Angebot für die Entwicklung mit der Jahreslizenz des Produkts. Verglichen werden müsste: Entwicklung plus Betrieb plus Weiterentwicklung über fünf Jahre gegen Lizenz plus Einführung plus Anpassung plus Schulung über dieselben fünf Jahre. In dieser Rechnung gewinnt das Produkt öfter, als Anbieter individueller Software gerne zugeben.

Deshalb steht die Kaufoption in diesem Artikel als Ausgangslage, und die Entwicklung muss sich gegen sie durchsetzen.

Die neun Fragen

Beantworten Sie jede Frage schriftlich, bevor Sie mit irgendeinem Anbieter sprechen. Die Antworten sind gleichzeitig die halbe Vorarbeit für jedes spätere Angebot.

#	Frage	Antwort spricht fürs Kaufen	Antwort spricht fürs Bauen
1	Gibt es ein Produkt, das den Kern des Ablaufs abdeckt?	Ja, mindestens eines	Nein, oder nur mit schweren Umwegen
2	Ist dieser Ablauf ein Grund, warum Kunden bei Ihnen kaufen?	Nein, er ist reine Pflichtarbeit	Ja, er ist Teil Ihres Vorteils
3	Wie viele Vorgänge sind Ausnahmen vom Normalfall?	Wenige, sie lassen sich anpassen	Die Ausnahme ist bei Ihnen der Normalfall
4	Wie oft ändert sich der Ablauf?	Selten, er ist seit Jahren stabil	Er verändert sich mit dem Geschäft
5	Was kostet der heutige Zustand an Stunden?	Wenig, es geht um Bequemlichkeit	Viel, gezählt und belegt
6	Wie lange soll die Anwendung laufen?	Absehbarer Zeitraum, klarer Zweck	Zehn Jahre und länger, wachsend
7	Gibt es bei Ihnen jemanden, der fachlich verbindlich entscheidet?	Nein, oder die Person hat keine Zeit	Ja, benannt und verfügbar
8	Hängen Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten daran?	Ja, und das Produkt erfüllt sie bereits	Ja, und kein Produkt bildet sie ab
9	Wie abhängig macht Sie die jeweilige Wahl?	Sie können den Anbieter wechseln	Der Wechsel wäre ohnehin ein Neubau

Die beiden Fragen, die schwerer wiegen als die anderen sieben

Frage 1 und Frage 2 sind Ausschlussfragen. Wenn es ein Produkt gibt, das den Kern trifft, und der Ablauf keinen Unterschied für Ihre Kunden macht, ist die Entscheidung gefallen. Die restlichen sieben Fragen können das Ergebnis dann nicht mehr drehen — sie verändern nur, welches Produkt Sie nehmen.

Frage 2 wird dabei regelmäßig falsch beantwortet, weil sie mit Stolz verwechselt wird. Jeder Betrieb hält seine Abläufe für besonders. Der Prüfstein ist härter: Würde ein Kunde den Unterschied merken, wenn Sie diesen Ablauf morgen genauso machen wie alle anderen? Bei Buchhaltung, Zeiterfassung und Urlaubsanträgen lautet die Antwort fast immer Nein. Bei der Art, wie Sie kalkulieren, disponieren oder Ihre Fachprüfungen dokumentieren, oft Ja.

Die Frage, die am häufigsten unterschätzt wird

Frage 7. Individuelle Software entsteht nicht aus einem Dokument, sondern aus etwa zwei Dutzend Rückfragen zu Ihren Abläufen — und jede davon braucht eine verbindliche Antwort aus Ihrem Haus. Wenn niemand diese Antworten geben darf oder kann, wird das Projekt teuer, unabhängig vom Anbieter.

Beim Kauf eines Produkts ist das anders: Dort hat jemand anderes die Entscheidungen bereits getroffen. Das ist unbequem, wenn sie nicht passen, und ein echter Vorteil, wenn bei Ihnen niemand Zeit hat, sie zu treffen.

Die Frage, die in beide Richtungen wehtut

Frage 9. Abhängigkeit entsteht bei beiden Wegen, nur an verschiedenen Stellen.

Beim Kaufen hängen Sie am Fortbestand des Produkts: an seiner Preisentwicklung, an der Entscheidung des Herstellers, eine Funktion einzustellen, und an einem möglichen Verkauf des Unternehmens. Der Wechsel zu einem anderen Produkt ist möglich, aber er kostet Datenübernahme, Einführung und Einweisung — und er wird selten zu dem Zeitpunkt nötig, an dem er gerade passt.

Beim Bauen hängen Sie am Anbieter. Diese Abhängigkeit lässt sich vertraglich weitgehend auflösen — durch Quellcode, Dokumentation, verbreitete Technik und die freie Wahl des Betreibers. Aufgelöst ist sie aber nur, wenn all das ausdrücklich vereinbart ist. Prüfen Sie das vor der Beauftragung, nicht danach; die Fragen dazu stehen in Softwaredienstleister auswählen.

Die ehrliche Zusammenfassung: Keiner der beiden Wege ist der unabhängige. Der Unterschied ist, ob Sie die Bedingungen Ihrer Abhängigkeit verhandeln konnten.

Wie Sie die Antworten auswerten

Es gibt keine Punkteskala, und wer Ihnen eine anbietet, verkauft Ihnen ein Ergebnis. Stattdessen drei Regeln:

1. Frage 1 mit Ja und Frage 2 mit Nein beantwortet: kaufen. Weiter brauchen Sie nicht zu lesen.
2. Frage 5 nicht beantwortbar: nichts entscheiden. Ohne gezählte Stunden ist jede Investition eine Vermutung. Wie Sie diese Stunden erfassen, steht in Ab wann kostet die Excel-Liste mehr, als sie spart.
3. Frage 3 und 4 gemeinsam mit Ja: kaufen wird gefährlich. Ein Produkt mit vielen Ausnahmen und häufigen Änderungen zwingt Sie in eine dauerhafte Anpassungsschleife — und jede Anpassung muss beim nächsten Produkt-Update erneut geprüft werden.

An welchen vier Punkten die Entscheidung kippt

Standardsoftware bleibt die Ausgangslage. Diese vier Befunde sind die Ausnahmen, in denen sie es nicht mehr ist:

Die Ausnahmen sind bei Ihnen die Regel. Ein Produkt deckt den geraden Weg gut ab. Wenn aber die Mehrzahl Ihrer Vorgänge vom geraden Weg abweicht, arbeitet Ihr Team dauerhaft neben dem System — mit Notizen, Nebentabellen und mündlichen Absprachen. Das System ist dann formal im Einsatz und faktisch umgangen.

Sie zahlen für Funktionen, die niemand benutzt, und ersetzen die fehlende von Hand. Ein wiederkehrender Befund: Die Lizenzkosten steigen mit dem Funktionsumfang, aber der eine Punkt, der den Arbeitstag bestimmt, fehlt weiterhin. Rechnen Sie die Handarbeit für diesen einen Punkt gegen — sie ist meist der größte Posten der ganzen Aufstellung.

Der Ablauf ist der Grund für Ihren Vorsprung. Wer seine besondere Arbeitsweise in ein Standardprodukt presst, gibt genau den Teil auf, für den Kunden ihn ausgewählt haben. Das ist kein Softwarethema, sondern ein Geschäftsthema.

Es gibt kein Produkt, weil der Markt zu klein ist. Manche Branchen und Nischen sind schlicht zu speziell, als dass sich ein Produkt dafür rechnet. Dann ist die Frage nicht mehr „Make or Buy”, sondern „Bauen oder weiter von Hand”.

Muss es wirklich entweder oder sein?

Nein, und das ist in der Praxis der häufigste Ausgang. Ein Standardsystem trägt den Kern — Stammdaten, Buchhaltung, die üblichen Abläufe —, und darüber liegt eine eigene Schicht für das, was Ihren Betrieb ausmacht. Verbunden wird beides über eine Schnittstelle.

Der Vorteil: Sie zahlen nur für den kleinen Teil, der bei Ihnen anders ist, und behalten für alles Übrige ein Produkt, das jemand anderes pflegt. Warum dieser Weg meistens der pragmatische ist und wo seine Grenzen liegen, steht in Standardkern plus Prozessschicht.

Was die beiden Wege kosten

Beim Kaufen entstehen vier Posten, und der erste ist selten der größte: Lizenz je Nutzer und Monat, einmalige Einführung, Anpassung an Ihre Abläufe, Einweisung Ihrer Leute. Legen Sie alle vier über fünf Jahre nebeneinander, bevor Sie vergleichen.

Beim Bauen sind unsere Einstiegsbeträge öffentlich, damit Sie überhaupt vergleichen können. Eine Anbindung zwischen zwei Systemen beginnt bei 2.500 € netto, ein Web-Dashboard bei 3.500 €, eine Anwendung, die einen ganzen Ablauf trägt, bei 7.500 €. Der laufende Betrieb beginnt bei 149 € im Monat und ist freiwillig. Welche Faktoren den Betrag nach oben und unten bewegen, steht vollständig auf unserer Seite zu den Kosten.

Wenn Sie vor der Entscheidung eine schriftliche Einschätzung wollen: Die Machbarkeits-Analyse kostet 490 € und wird bei Beauftragung angerechnet. Sie endet ausdrücklich auch mit dem Ergebnis „kaufen Sie das Produkt” — das ist kein Nebenausgang, sondern der häufigste.

Wann Sie uns nicht fragen sollten

Wenn Ihre Antwort auf Frage 1 lautet: „Es gibt drei Produkte, und eines davon passt ganz gut.” Dann nehmen Sie es. Wir entwickeln nichts, was es fertig zu kaufen gibt.

Interessant werden wir dort, wo der fehlende Rest Ihr Geschäft ausmacht — als eigene Anwendung oder als Schicht über dem, was Sie schon haben. Was so eine Anwendung umfasst, steht unter Interne Systeme. Und wenn Sie Ihre neun Antworten gegenlesen lassen möchten, bevor Sie irgendetwas beauftragen: Schreiben Sie uns über das Kontaktformular, in zwei Sätzen genügt.