Ab wann kostet die Excel-Liste mehr, als sie spart

Die Frage wird meistens falsch gestellt. Sie lautet nicht „Ist Excel schlecht?“, sondern: Wie viele Arbeitsstunden verbraucht dieser Weg im Jahr, und wie viele davon kaufe ich mit einer Investition zurück?

Das ist eine Rechnung, keine Meinung. Sie brauchen dafür vier Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb und eine Viertelstunde. Dieser Artikel liefert den Rechenweg, die Gegenrechnung und — genauso wichtig — die Fälle, in denen das Ergebnis „nichts tun” lautet.

Warum in Stunden und nicht in Euro? Weil jede Euro-Angabe eines Anbieters für Ihren Betrieb erfunden ist. Stunden können Sie selbst zählen. Den Umrechnungssatz setzen Sie am Ende ein — den kennen nur Sie.

Die vier Blöcke

Fast alle Kosten einer gewachsenen Tabellenlandschaft fallen in vier Blöcke. Erfassen Sie jeden einzeln; die Versuchung, alles auf einmal zu schätzen, führt regelmäßig zu einer viel zu niedrigen Zahl.

Block	Was zählt	Formel	Ihre Zahl
1 Erfassung und Pflege	Eintragen, Kopieren, Aktualisieren, Abgleichen	Personen × Minuten pro Tag × 220 Arbeitstage ÷ 60	___ h
2 Suchen und Abstimmen	„Welche Datei ist aktuell?“, Rückfragen, Warten auf Freigabe der Datei	Personen × Minuten pro Woche × 46 Wochen ÷ 60	___ h
3 Fehler und Nacharbeit	Ursachensuche, Korrektur, Folgeaufwand außerhalb der Liste	Fälle pro Monat × Stunden pro Fall × 12	___ h
4 Berichte und Abschluss	Zusammenführen, Aufräumen, Formatieren für Auswertungen	Stunden pro Monat × 12	___ h

Zu Block 1: Zählen Sie alle Personen, nicht nur die Hauptverantwortliche. Die Kollegin, die zweimal täglich etwas nachträgt, gehört dazu.

Zu Block 2: Dieser Block wird fast immer vergessen und ist bei mehreren Beteiligten oft der zweitgrößte. Er entsteht ausschließlich dadurch, dass es mehrere Stände gibt.

Zu Block 3: Rechnen Sie den Folgeaufwand mit, nicht nur die Korrektur in der Zelle. Eine falsche Menge in einer Bestellung kostet die Korrektur der Zelle, das Telefonat, die Nachlieferung und die Gutschrift.

Zu Block 4: Hier steht nur die Handarbeit. Die Zeit, die jemand mit dem Denken über die Zahlen verbringt, ist Wertschöpfung und gehört nicht in die Rechnung.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Die folgenden Eingabewerte sind frei gewählt, damit der Rechenweg nachvollziehbar wird. Setzen Sie Ihre eigenen ein.

Block	Annahme	Ergebnis
1 Erfassung	3 Personen × 20 Min/Tag × 220 Tage	220 h
2 Abstimmung	3 Personen × 25 Min/Woche × 46 Wochen	57,5 h
3 Fehler	2 Fälle/Monat × 1,5 h × 12	36 h
4 Berichte	4 h/Monat × 12	48 h
Summe		361,5 h im Jahr

Das entspricht rund 0,2 Vollzeitstellen — verteilt auf drei Personen und deshalb in keiner Personalplanung sichtbar.

Was davon spart ein System wirklich ein?

Hier trennt sich eine seriöse von einer unseriösen Rechnung. Ein System spart nie 100 %. Daten müssen weiterhin erfasst werden, nur eben einmal, an einer Stelle und mit Prüfregeln.

Die folgenden Bandbreiten sind Planungsannahmen, keine gemessenen Werte aus Ihrem Betrieb. Sie bilden ab, welcher Teil der Arbeit strukturell entfällt und welcher bestehen bleibt:

Block	Was bleibt	Einsparung
1 Erfassung	Eingabe bleibt, Kopieren und Abgleichen entfallen	40 bis 60 %
2 Abstimmung	entfällt weitgehend, es gibt nur noch einen Stand	80 bis 95 %
3 Fehler	Eingabefehler werden verhindert, Denkfehler nicht	50 bis 80 %
4 Berichte	Auswertungen entstehen auf Knopfdruck	70 bis 90 %

Auf das Beispiel angewandt, jeweils am unteren Rand gerechnet: 88 + 46 + 18 + 33,6 = rund 185 Stunden im Jahr. Rechnen Sie bewusst konservativ. Eine Rechnung, die auch am unteren Rand aufgeht, hält der Nachfrage in der Geschäftsführung stand.

Die Gegenrechnung

Bei uns beginnt ein internes System bei 7.500 € netto, der laufende Betrieb bei 149 € im Monat. Damit liegt das erste Jahr bei 9.288 €, jedes Folgejahr bei 1.788 € — sofern nichts erweitert wird.

Der Investitionsbetrag steht damit fest. Was Sie einsetzen müssen, ist Ihr eigener Stundensatz: Bruttolohn plus Lohnnebenkosten geteilt durch die tatsächlichen Jahresarbeitsstunden. Nicht der Verrechnungssatz gegenüber Kunden, sondern der Kostensatz.

Wie viele eingesparte Stunden im Jahr die Investition trägt:

Ihr interner Stundensatz	Nötige Einsparung Jahr 1	Nötige Einsparung ab Jahr 2
40 €	232 h	45 h
50 €	186 h	36 h
60 €	155 h	30 h
80 €	116 h	22 h

Im Beispiel oben stehen 185 eingesparte Stunden gegen 155 nötige Stunden bei 60 € — die Investition ist im ersten Jahr gedeckt. Ab dem zweiten Jahr ist sie es um ein Vielfaches. Das ist der eigentliche Punkt der Rechnung: Der Aufwand fällt einmal an, die Ersparnis jedes Jahr.

Wodurch der Preis nach oben abweicht — mehr Nutzergruppen, Anbindung weiterer Programme, Übernahme großer Altbestände — steht auf unserer Seite zu den Kosten.

Was die Rechnung nicht erfasst

Vier Posten lassen sich nicht sauber in Stunden fassen. Sie gehören trotzdem in die Entscheidung, weil sie in der Praxis oft schwerer wiegen als die Stundenzahl:

• Personenabhängigkeit. Wenn eine Person ausfällt und niemand die Datei versteht, ist das kein Zeitproblem, sondern ein Ausfallrisiko.
• Entscheidungen auf altem Stand. Der Schaden aus einer falschen Disposition erscheint in keiner Zeiterfassung.
• Nachweispflichten. Ohne Historie und ohne Zugriffsrechte lassen sich Auskunfts- und Löschpflichten nach DSGVO nicht zuverlässig erfüllen. Die technischen Gründe stehen in Excel als Datenbank: sieben Grenzen.
• Was heute unterbleibt. Auswertungen, die niemand macht, weil sie zwei Tage Handarbeit kosten würden. Dieser Posten ist der größte und der am schlechtesten messbare.

Setzen Sie diese vier nicht als Zahl an. Nennen Sie sie als eigene Zeile neben dem Ergebnis.

Wann sich die Ablösung nicht lohnt

Es gibt vier Fälle, in denen die Rechnung nicht aufgeht — und in denen wir ausdrücklich abraten:

1. Unter 60 Stunden im Jahr. Der Aufwand ist zu klein. Räumen Sie die Datei auf, benennen Sie eine verantwortliche Person, richten Sie eine Sicherung ein.
2. Eine einzige Person arbeitet in der Datei. Ohne Mehrbenutzerbetrieb fallen Block 2 und ein großer Teil von Block 3 weg. Häufig reicht dann eine bessere Struktur.
3. Der Prozess ändert sich gerade grundlegend. Wer einen Ablauf abbildet, der in sechs Monaten anders aussieht, bezahlt zweimal. Erst den Ablauf festlegen, dann bauen.
4. Es gibt ein Standardprodukt, das 90 % abdeckt. Dann kaufen Sie das Produkt. Wir entwickeln nichts, was es fertig zu kaufen gibt — interessant werden wir dort, wo die fehlenden 10 % Ihr Geschäft ausmachen.

Muss alles auf einmal ersetzt werden?

Nein, und das ist meistens der teuerste Weg. Sinnvoller ist, mit dem Block anzufangen, der die meisten Stunden verbraucht — in der Regel Block 1 oder Block 4.

Das bedeutet: ein erster Ausbaustand mit dem gemeinsamen Datenbestand, den Eingabemasken und den drei wichtigsten Auswertungen. Alles Weitere folgt, wenn der erste Teil im Alltag steht. Der Vorteil ist nicht nur der kleinere Betrag, sondern die Rückmeldung: Nach acht Wochen wissen Sie aus der Praxis, was der zweite Teil wirklich können muss. Wie wir dabei vorgehen, steht unter Wie wir arbeiten.

Dass diese Systeme auch über Jahre tragen, zeigt sich dort, wo sie im Dauerbetrieb stehen: train4safety, betrieben von der Junghanns safe4u GmbH & Co. KG, wird seit 2026 von über 500 Unternehmen genutzt — beschrieben unter Referenz train4safety.

Was Sie als Nächstes tun können

Füllen Sie die vier Blöcke aus, bevor Sie mit irgendeinem Anbieter sprechen. Nicht geschätzt, sondern eine Woche lang mitgeschrieben. Diese eine Woche verändert die Entscheidungsgrundlage stärker als jedes Angebot.

Danach haben Sie eine Zahl, die Sie verteidigen können — und ein Kriterium, an dem Sie jedes Angebot messen: Wie viele der gezählten Stunden verschwinden dadurch tatsächlich?

Wenn Sie Ihre Zahlen gegenrechnen lassen möchten, bevor Sie investieren: Was ein internes System umfasst, steht auf der Seite Interne Systeme. Eine schriftliche Einschätzung zu Machbarkeit, Aufwand und Risiken bekommen Sie mit unserer Machbarkeits-Analyse für 490 €, die bei Beauftragung angerechnet wird — Anfragen dazu über das Kontaktformular.