Fallstudie · Kundenprojekt

train4safety: Plattform für digitale Arbeitsschutz-Unterweisungen

train4safety ist eine Software als Dienst für Unternehmen, die ihre Arbeitsschutz-Unterweisungen nicht länger auf Papier nachhalten wollen. Mitarbeitende absolvieren ihre Unterweisung online, das Zertifikat entsteht automatisch, die nächste Frist wird überwacht, und der Nachweis lässt sich Jahre später noch ausgeben. Die Plattform gehört der Junghanns safe4u GmbH & Co. KG in Metten-Berg. Entwickelt, gehostet und betrieben wird sie von codetheweb.

Auftraggeber: Junghanns safe4u GmbH & Co. KG, Metten-Berg
Nutzende Unternehmen: über 500
Im Betrieb seit: 2026
Betriebsmodell: Software als Dienst, mandantenfähig

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Die Ausgangslage

Unterweisungen im Arbeitsschutz sind keine Kür. Nach § 12 Arbeitsschutzgesetz muss jeder Beschäftigte bei der Einstellung, bei einer Veränderung des Aufgabenbereichs und bei neuen Arbeitsmitteln unterwiesen werden; nach § 4 der DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal im Jahr erneut. Im Schadensfall zählt nicht, dass unterwiesen wurde, sondern dass es nachgewiesen werden kann.

In der Praxis läuft das oft so: Ein Termin im Kalender, eine Präsentation, eine Unterschriftenliste auf Papier, ein Ordner im Schrank. Wer an dem Tag krank war, fällt durchs Raster. Wer im Januar unterwiesen wurde, braucht im Januar wieder einen Termin — nur weiß das niemand außer der Person, die die Liste führt. Und wenn die Berufsgenossenschaft oder ein Auditor nach dem Stand fragt, beginnt die Suche im Ordner.

Das ist kein Schulungsproblem. Es ist ein Verwaltungsproblem mit Rechtsfolgen — und genau die Sorte Aufgabe, für die es entweder eine große, teure Konzernlösung gibt oder gar nichts Passendes.

Was die Aufgabe fachlich verlangt

Drei Anforderungen bestimmen den gesamten Aufbau der Plattform. Alles andere ist Oberfläche.

Fristen gelten pro Person und pro Thema

Eine Firma hat keine Frist. Eine einzelne Person hat eine Frist für die Brandschutzunterweisung und eine andere für den Umgang mit dem Gabelstapler. Beide laufen ab dem Tag, an dem sie abgeschlossen wurden — nicht ab einem Stichtag im Kalender. Daraus entstehen so viele Fristen, wie es Personen mal Themen gibt. Von Hand ist das ab der zweiten Abteilung nicht mehr zu halten.
Der Nachweis muss auch in fünf Jahren noch stimmen

Gefragt wird nicht „Ist die Person unterwiesen?", sondern „Was genau hat sie an dem Tag gesehen, und womit belegen Sie das?". Ein Nachweis, der den heutigen Stand der Unterweisung zeigt, ist wertlos, wenn der Inhalt seitdem geändert wurde. Der Nachweis muss den Stand von damals einfrieren.
Mandantenfähigkeit ist kein Zusatz, sondern das Fundament

Die Plattform wird nicht von einem Unternehmen genutzt, sondern von vielen — jedes mit eigenen Standorten, eigenen Inhalten und den Personaldaten seiner Beschäftigten. Diese Daten dürfen sich unter keinen Umständen berühren. Das ist eine Entscheidung, die am Anfang fällt: Nachträglich Mandanten in ein System einzuziehen, das für einen Kunden gebaut wurde, bedeutet Neubau.

Was gebaut wurde

Unterweisungen erstellen

Interaktive Schulungen aus Texten, Bildern, Videos und Verständnisfragen — aus Vorlagen oder frei zusammengestellt.

Zuweisen statt verteilen

Unterweisungen gehen an einzelne Personen oder an Gruppen. Die Struktur folgt dem Betrieb: Standorte, Abteilungen, Mitarbeitende.

Zertifikate ohne Nacharbeit

Nach dem Abschluss entsteht das Zertifikat als PDF, ohne dass jemand es ausstellt, abheftet oder nachträgt.

Fristen und Erinnerungen

Jede Unterweisung hat einen Ablaufzeitpunkt. Läuft sie aus, geht die Erinnerung automatisch per E-Mail raus.

Auswertung und Export

Wer hat was wann abgeschlossen, und wer nicht. Der Nachweis lässt sich für Prüfungen und Audits als Datei ausgeben.

Betrieb in Deutschland

Gehostet in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, Zugriff rund um die Uhr. Der Betrieb liegt bei uns.

Dazu kommt alles, was eine Software als Dienst braucht, damit sie ohne uns funktioniert: Anfragestrecke für neue Kunden, ein befristeter Testzugang, Anmeldung, Passwortvergabe und die Einrichtung eines neuen Mandanten ohne Eingriff in die Datenbank.

Warum das technisch nicht trivial ist

Eine Unterweisungsplattform sieht von außen aus wie ein Videoplayer mit Quiz. Die Arbeit steckt an vier anderen Stellen.

Inhalte ändern sich, Nachweise dürfen es nicht. Wird eine Unterweisung überarbeitet, entsteht eine neue Fassung — die bereits erteilten Zertifikate müssen weiter auf die alte zeigen. Ohne diese Trennung entwertet jede Textkorrektur rückwirkend die gesamte Dokumentation.
Eine Frist ist kein Datum, sondern ein Zustand. Aus Abschluss, Gültigkeitsdauer, Vorlaufzeit und Erinnerungsstufen ergibt sich für jede Zuweisung ein eigener Ablauf. Der Lauf, der das prüft, muss täglich zuverlässig starten, bei einem Neustart nichts doppelt versenden und nachvollziehbar festhalten, was wann an wen gegangen ist.
Mandantentrennung gehört unter die Oberfläche. Es reicht nicht, fremde Datensätze auszublenden. Die Trennung muss dort erzwungen werden, wo die Daten gelesen werden — sonst genügt eine falsche Kennung in einer Adresszeile, und ein Kunde sieht die Beschäftigten eines anderen.
Datenschutz und Aufbewahrung ziehen in verschiedene Richtungen. Unterweisungsdaten sind Beschäftigtendaten. Sie müssen lange genug nachweisbar bleiben und dürfen trotzdem nicht unbegrenzt gespeichert werden — im Betrieb heißt das: klare Rollen, klare Zugriffe, geregelte Löschung, Hosting in Deutschland.

Keiner dieser Punkte ist im ersten Gespräch sichtbar. Alle vier entscheiden darüber, ob die Plattform nach zwei Jahren noch trägt.

Wer was verantwortet

Die fachliche Seite kommt vom Kunden: Welche Inhalte gehören in eine Unterweisung, was sagt die Gefährdungsbeurteilung, wann ist ein Nachweis ausreichend. Diese Verantwortung liegt bei Sicherheitsfachkräften, nicht bei Entwicklern.

Von uns kommt der Rest: Konzeption der Datenstruktur, Entwicklung, Hosting, Betrieb und Weiterentwicklung. Wir nennen das hier so deutlich, weil eine Plattform in einem regulierten Feld nur funktioniert, wenn beide Seiten wissen, wofür sie geradestehen.

Was daraus für ähnliche Vorhaben folgt

train4safety ist ein Sonderfall des immer gleichen Musters: Pflicht, Frist, Nachweis, viele Mandanten. Wer dieses Muster im eigenen Betrieb erkennt, hat dieselbe Aufgabe vor sich — auch wenn es inhaltlich um etwas ganz anderes geht.

Prüf- und Wartungsfristen für Maschinen, Fahrzeuge, Leitern, Anlagen.
Qualifikationen und Befähigungsnachweise, die regelmäßig erneuert werden müssen.
Freigaben und Abnahmen, die dokumentiert und wiederholt werden.
Dienstleister, die dieselbe Verwaltung für viele Kundenunternehmen anbieten wollen.

Ein Gedanke geht darüber hinaus: Wer eine Leistung heute als Beratung erbringt, kann daraus ein Produkt machen. Genau diesen Weg geht train4safety — aus Fachwissen im Arbeitsschutz wurde eine Plattform, die dieses Wissen bei den Kunden arbeiten lässt, statt es für jeden Fall einzeln vor Ort zu erbringen.

Haben Sie so einen Fall?

Pflichten, Fristen und Nachweise, die heute in Listen und Ordnern hängen — beschreiben Sie uns kurz, wie es bei Ihnen läuft. Wir sagen Ihnen, ob sich eine eigene Anwendung dafür lohnt und was sie können müsste.

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