Softwaredienstleister auswählen: acht Kriterien und vier Warnsignale

Angebote für Software lassen sich schlecht vergleichen. Die Zahl am Ende steht für unterschiedliche Lieferumfänge, die Beschreibungen klingen bei allen Anbietern ähnlich, und der eigentliche Unterschied zeigt sich erst nach dem Start — wenn der Wechsel teuer geworden ist.

Deshalb hilft keine Bewertungsmatrix, sondern eine Liste von Fragen, deren Antworten sich vor der Unterschrift prüfen lassen. Die folgenden acht sind so gewählt, dass Sie sie auch uns stellen können. Wir haben unsere Antworten darunter geschrieben.

Die acht Kriterien im Überblick

#	Kriterium	Ihre Prüffrage	Eine gute Antwort ist …
1	Eigentum am Ergebnis	Bekomme ich den Quellcode, und ab wann?	ein Ja ohne Bedingung, mit Zugang ab Projektbeginn
2	Übernahmefähigkeit	Könnte ein anderer Entwickler das übernehmen?	verbreitete Technik, keine geschlossenen eigenen Bausteine
3	Abgrenzung vor Preis	Worauf bezieht sich Ihr Preis?	ein Dokument, das auch nennt, was nicht dazugehört
4	Qualitätssicherung als Position	Wo stehen Tests, Prüfung und Dokumentation im Angebot?	benannte Positionen, keine Selbstbeschreibung
5	Betrieb nach dem Start	Was kostet der Betrieb, und wer ist erreichbar?	eine eigene, laufende Position mit klarer Zuständigkeit
6	Personen statt Firmenschild	Wer arbeitet tatsächlich daran, auch nach der Abnahme?	Namen, keine Teamgrößen
7	Umgang mit Daten und Werkzeugen	Welche Werkzeuge setzen Sie ein, und wo werden Daten verarbeitet?	benannte Werkzeuge, Regelung im Vertrag zur Auftragsverarbeitung
8	Bereitschaft, Nein zu sagen	Wofür sind Sie nicht der Richtige?	eine konkrete Liste, keine Rückfrage

1 Bekomme ich den Quellcode — und ab wann?

Das ist die Frage mit der größten Hebelwirkung, weil sie über Ihre Verhandlungsposition in jedem Folgeprojekt entscheidet. Wichtig ist nicht nur das Ja, sondern der Zeitpunkt: Quellcode „bei vollständiger Bezahlung nach Abnahme” ist etwas anderes als Zugang zum Repository ab Projektbeginn.

Fragen Sie zusätzlich nach dem Nutzungsrecht. Ein Nutzungsrecht, das nicht übertragbar ist, nützt Ihnen bei einem Verkauf oder einer Umstrukturierung wenig.

Unsere Antwort: Sie erhalten den Quellcode und ein unbeschränktes, übertragbares Nutzungsrecht. Der Zugang zum Repository gehört zum Projektstart, nicht zur Abnahme.

2 Könnte ein anderer Entwickler das übernehmen?

Die Frage prüft, ob Ihre Abhängigkeit technischer oder vertraglicher Natur ist. Ein Anbieter kann Ihnen den Quellcode geben und Sie trotzdem binden — durch eigene, nirgends sonst verwendete Bausteine, durch fehlende Dokumentation oder durch Zugänge, die auf seinen Namen laufen.

Der Prüfstein: Lassen Sie sich beschreiben, was ein Dritter am ersten Tag der Übernahme in der Hand hätte. Aufbau, Datenfelder, Schnittstellen, Veröffentlichungsweg, Zugänge.

Unsere Antwort: Wir arbeiten mit verbreiteten Technologien und ohne geschlossene eigene Bausteine. Der Maßstab ist, dass ein qualifizierter Entwickler übernehmen kann, ohne uns zu fragen. Die Dokumentation ist Teil der Lieferung, nicht ein Zusatz.

3 Worauf bezieht sich Ihr Preis?

Ein Preis ohne beschriebenen Umfang ist eine Zahl, keine Zusage. Verlangen Sie das Dokument, auf das er sich bezieht — und prüfen Sie darin vor allem den unbequemen Teil: Steht dort auch, was nicht enthalten ist?

Wer nur auflistet, was er liefert, hat die schwierige Hälfte ausgelassen. Genau an dieser Auslassung entsteht später der Streit über Nachträge. Welches Preismodell zu welchem Kenntnisstand passt, steht in Festpreis oder Aufwand.

Unsere Antwort: Vor dem Festpreis steht ein Konzept mit Abläufen, Rollen, Datenfeldern, Schnittstellen und einer benannten Abgrenzung. Ist der Umfang noch nicht bestimmbar, arbeiten wir in Stufen mit je eigener Obergrenze. Ein Aufwandsprojekt ohne Obergrenze bieten wir nicht an — die Rechenlogik dahinter steht unter Kosten.

4 Wo stehen Tests, Prüfung und Dokumentation im Angebot?

Diese Positionen sind der übliche Ort, an dem ein Angebot günstiger gemacht wird, ohne dass es beim Vergleich auffällt. Sie fehlen nicht sichtbar — sie fehlen einfach.

Deshalb ist die brauchbarste Frage beim Vergleich zweier Angebote nicht „Warum ist das eine teurer?“, sondern: Welche Positionen enthält das teurere, die im günstigeren fehlen?

Unsere Antwort: Menschliche Code-Prüfung, automatisierte Tests, Prüfung fremder Bausteine und Sicherheitsprüfung stehen benannt im Angebot, damit Sie sie vergleichen können — bei uns und bei anderen. Was dahintersteckt, beschreibt Wie wir arbeiten.

5 Was kostet der Betrieb, und wer ist erreichbar?

Der Posten wird beim Vergleich regelmäßig übersehen, weil er nicht im Projektpreis steht. Über fünf Jahre gerechnet erreicht er in manchen Fällen die Größenordnung der Entwicklung.

Fragen Sie nach drei Dingen: Was ist im laufenden Betrag enthalten, was kostet extra, und welche Erreichbarkeit ist vertraglich zugesagt — nicht mündlich in Aussicht gestellt.

Unsere Antwort: Betrieb, Überwachung, Sicherheitsaktualisierungen und Weiterentwicklung stehen als eigene laufende Position im Angebot, beginnend bei 149 € im Monat, getrennt vom Projektpreis. Sie sind freiwillig: Sie können jede Anwendung selbst oder bei einem anderen Anbieter betreiben, und für den Wechsel übergeben wir alles Nötige.

6 Wer arbeitet tatsächlich daran — auch nach der Abnahme?

Die häufigste Enttäuschung in Softwareprojekten ist kein technischer Fehler, sondern ein Personenwechsel: Das Verkaufsgespräch führt eine erfahrene Person, gebaut wird von jemand anderem, und nach der Abnahme übernimmt ein drittes Team, das den Fall nicht kennt.

Fragen Sie nach Namen, nicht nach Teamgrößen. Und fragen Sie ausdrücklich, wer in zwei Jahren angerufen wird, wenn etwas hakt.

Unsere Antwort: Dieselben Menschen, die das System gebaut haben. Es gibt keine Übergabe an ein anderes Team und keinen Wechsel des Ansprechpartners nach der Abnahme. Dass das über Jahre trägt, zeigt sich dort, wo Systeme im Dauerbetrieb stehen — etwa bei train4safety, betrieben von der Junghanns safe4u GmbH & Co. KG und seit 2026 von über 500 Unternehmen genutzt, beschrieben unter Referenz train4safety.

7 Welche Werkzeuge setzen Sie ein, und wo werden Daten verarbeitet?

Diese Frage gehört inzwischen in jede Prüfung, und sie ist keine Formalie: Sobald ein Anbieter mit Ihren Daten oder Ihrem Code arbeitet, betrifft das Ihre Pflichten nach DSGVO — auch dann, wenn der Fehler beim Dienstleister passiert.

Konkret nachfragen: Werden Ihre Daten oder Ihr Code als Trainingsmaterial verwendet? Wo wird verarbeitet? Und steht das im Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder nur in einer E-Mail?

Unsere Antwort: Wir entwickeln KI-gestützt und benennen die eingesetzten Werkzeuge. Entschieden, geprüft und verantwortet wird von Menschen. Die Verwendung Ihres Codes und Ihrer Daten als Trainingsmaterial ist ausgeschlossen, verarbeitet wird nach Möglichkeit in der EU, und die Regelung steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir gewährleisten für den gelieferten Code unabhängig davon, mit welchen Werkzeugen er entstanden ist.

8 Wofür sind Sie nicht der Richtige?

Die aufschlussreichste Frage des ganzen Gesprächs, und die einzige, auf die sich niemand vorbereiten kann. Ein Anbieter, der darauf mit einer Gegenfrage antwortet oder ausweicht, hat entweder keine Position oder nimmt jeden Auftrag.

Eine gute Antwort ist konkret und kostet den Anbieter etwas.

Unsere Antwort: Kleinstaufträge, bei denen eine Tabelle oder ein fertiges Werkzeug reicht. Firmen-Homepages und einzelne Darstellungsseiten. Einführung, Migration und Betrieb gekaufter Handelssysteme — dafür ist unsere Schwesterfirma IT-Schober GmbH zuständig. Und Vergaben, bei denen allein der niedrigste Preis entscheidet, weil wir Prüfung, Tests und Übergabe nicht weglassen, um ein Angebot zu gewinnen.

Die vier Warnsignale

Anders als die acht Kriterien sind diese vier keine Abwägung. Jedes einzelne genügt, um einen Anbieter aus der Auswahl zu nehmen.

Ein Anbieter, der den Quellcode nicht herausgibt. Es gibt dafür keinen sachlichen Grund, der in Ihrem Interesse liegt. Die üblichen Begründungen — „unser geistiges Eigentum”, „wegen der Wartbarkeit”, „das macht in unserer Branche niemand” — beschreiben alle denselben Sachverhalt: Sie sollen nicht wechseln können. Wer den Code zurückhält, verkauft Ihnen kein Ergebnis, sondern eine Abhängigkeit. Dasselbe gilt für eine Bindung an das Hosting des Anbieters ohne die Möglichkeit, es zu verlassen.

Ein Festpreis ohne Dokument, auf das er sich bezieht. Er wirkt verbindlich und ist es nicht. Der Streit über den Umfang beginnt spätestens beim ersten Änderungswunsch, und Sie führen ihn ohne Grundlage.

Ein Anbieter, der zu allem Ja sagt. Jeder ernstzunehmende Fall enthält Anforderungen, die sich widersprechen, und Wünsche, die sich erst später klären lassen. Wer im ersten Gespräch nichts einschränkt, nichts zurückstellt und keinen Widerspruch benennt, hat entweder nicht zugehört oder verschiebt die Klärung in eine Phase, in der Sie bereits gebunden sind.

Zahlen ohne Bezugsgröße und Referenzen, die sich nicht prüfen lassen. „Über 200 erfolgreiche Projekte”, „100 % Kundenzufriedenheit”, eine Logowand ohne Namen und ohne Ansprechpartner. Verlangen Sie stattdessen einen einzigen Fall, den Sie beim Kunden nachfragen dürfen. Ein Anbieter, der ihn nicht nennen kann, hat entweder keinen oder keine Erlaubnis — beides sollten Sie wissen.

Wie Sie die acht Fragen praktisch einsetzen

Stellen Sie alle acht jedem Anbieter, in derselben Reihenfolge, und schreiben Sie die Antworten mit. Der Vergleich entsteht nicht aus den einzelnen Antworten, sondern aus dem Muster: Welcher Anbieter antwortet konkret, welcher beschreibt sich selbst?

Zwei Fragen können Sie schon vor dem ersten Termin klären, weil die Antwort auf einer ordentlichen Website steht: die zum Quellcode und die dazu, wofür der Anbieter nicht der Richtige ist. Wer beides öffentlich beantwortet, spart Ihnen ein Gespräch.

Wenn Sie diese Fragen an uns richten möchten — gern auch die unbequemen: Schreiben Sie in zwei Sätzen, was gerade nicht funktioniert, über das Kontaktformular. Sie bekommen eine Einschätzung, ob wir passen, auch dann, wenn wir es nicht tun.