Festpreis oder Aufwand: wann welches Modell fair ist

Die Frage wird meistens als Charakterfrage gestellt: Wer einen Festpreis nennt, gilt als verbindlich, wer nach Aufwand abrechnen will, als vorsichtig oder als jemand, der sich Spielraum schafft.

Beides trifft nicht. Der Preis ist keine Haltung, sondern eine Verteilung von Risiko. Und welche Verteilung fair ist, hängt an einer einzigen Größe: wie genau der Umfang zum Zeitpunkt des Vertrags bekannt ist. Wer das Modell unabhängig davon wählt, bezahlt in beiden Fällen zu viel — nur an unterschiedlichen Stellen.

Was ein Festpreis wirklich enthält

Ein Festpreis besteht aus zwei Teilen: dem geschätzten Aufwand und einem Aufschlag für das Risiko, dass die Schätzung nicht stimmt.

Dieser Aufschlag ist kein Trick. Er ist der Preis dafür, dass jemand anderes das Schätzrisiko trägt. Je unklarer der Umfang, desto größer muss er ausfallen — sonst geht der Anbieter eine Wette ein, die er auf Dauer verliert. Und ein Anbieter, der diese Wette verliert, hat genau zwei Auswege: Er streitet über den Umfang, oder er spart an den Positionen, die niemand sofort sieht — Tests, Dokumentation, Fehlerbehandlung.

Daraus folgt die unbequeme Wahrheit über Festpreise: Ein Festpreis auf unklarer Grundlage ist teuer, wenn er hält, und gefährlich, wenn er zu niedrig war. Sicher ist er nur dann, wenn vorher jemand die Arbeit gemacht hat, ihn abzugrenzen.

Was reine Aufwandsabrechnung mit einem Projekt macht

Der Gegenentwurf klingt fair: Sie zahlen, was tatsächlich gearbeitet wurde, ohne Risikoaufschlag. In einem Projekt mit klaren Verhältnissen kann das die günstigere Variante sein.

Es hat nur eine strukturelle Schwäche, und sie ist erheblich: Das gesamte Mengenrisiko liegt bei Ihnen, und Sie merken es zuletzt. Die Anreize zeigen in die falsche Richtung — sorgfältige Abgrenzung, das Weglassen von Sonderfällen und ein früher Nutzstand bringen dem Anbieter in diesem Modell nichts ein. Sie müssen ihn also dazu bringen, gegen sein eigenes Interesse zu arbeiten. Das gelingt bei engagierten Anbietern, aber es ist keine Vertragskonstruktion, es ist Hoffnung.

Deshalb bieten wir Abrechnung nach Aufwand ohne Obergrenze nicht an. Nicht als Kulanz, sondern weil dieses Modell die Verantwortung für das Ergebnis dorthin verschiebt, wo sie nicht hingehört.

Der Weg dazwischen: Stufen mit je eigener Obergrenze

Wenn der Umfang zu Beginn nicht bestimmbar ist, wird das Vorhaben geschnitten. Jede Stufe bekommt einen eigenen Umfang, eine eigene Obergrenze und eine eigene Abnahme. Nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob die nächste kommt.

Was das leistet:

• Es begrenzt das Risiko auf eine Stufe, nicht auf das ganze Vorhaben.
• Es kauft Erkenntnis statt Risikovorsorge. Sie bezahlen dafür, dass nach acht Wochen klar ist, was der zweite Teil können muss — statt für einen Aufschlag auf eine Vermutung.
• Es macht einen Abbruch möglich, ohne dass alles verloren ist. Jede Stufe ist für sich nutzbar.
• Es setzt beide Seiten unter denselben Druck, früh etwas Brauchbares zu liefern.

Die Obergrenze ist der entscheidende Teil. Ohne sie ist es kein Stufenmodell, sondern eine Aufwandsabrechnung mit Zwischenüberschriften. Wird eine Grenze erreicht, wird darüber gesprochen — vorher, nicht nachher.

Die drei Modelle im Vergleich

	Festpreis nach Konzept	Stufen mit Obergrenze	Aufwand ohne Grenze
Wer trägt das Schätzrisiko	der Anbieter	geteilt, je Stufe begrenzt	der Auftraggeber
Voraussetzung	abgegrenztes Konzept	grobe Richtung genügt	keine
Preisaufschlag für Unsicherheit	ja, im Preis enthalten	gering, je Stufe	keiner
Umgang mit Änderungen	Nachtrag, jede Änderung ist Verhandlung	in der nächsten Stufe eingeplant	laufend, aber unbegrenzt
Typische Reibung	Streit darüber, was „dazugehört”	Zuschnitt der Stufen	Budget läuft unbemerkt weg
Anreiz des Anbieters	früh fertig werden	früh Nutzbares liefern	lange arbeiten
Bei uns im Angebot	ja	ja	nein

Welches Modell passt zu welcher Lage?

Ihre Lage	Passendes Modell	Warum
Abläufe stehen schriftlich, Datenfelder sind bekannt	Festpreis	Der Umfang ist abgrenzbar, der Aufschlag bleibt klein
Eine klar umrissene Verbindung zwischen zwei bekannten Systemen	Festpreis	Der Umfang ist von außen prüfbar
Der Ablauf existiert, ist aber nirgends beschrieben	erst Analyse, dann Festpreis	Die Beschreibung ist die günstigste Investition im ganzen Projekt
Eine Gegenstelle ist unbekannt oder undokumentiert	Stufen	Was dort möglich ist, zeigt sich erst beim Zugriff
Der Ablauf soll sich durch die Software erst verändern	Stufen	Der zweite Teil ist erst nach dem Gebrauch des ersten bestimmbar
Sie wissen, dass es Ärger gibt, aber nicht genau wo	erst Analyse	Ohne diagnostizierte Ursache ist jedes Angebot geraten

Der wiederkehrende Befund in dieser Tabelle: Die eigentliche Weichenstellung liegt vor dem Vertragsmodell. Wer den Umfang abgrenzen kann, bekommt einen Festpreis. Wer es nicht kann, sollte nicht einen anderen Vertrag suchen, sondern zuerst die Abgrenzung herstellen.

Woran Sie einen unseriösen Festpreis erkennen

Vier Warnzeichen, die sich alle vor der Unterschrift prüfen lassen:

1. Es gibt kein Dokument, auf das sich der Preis bezieht. Ein Festpreis ohne beschriebenen Umfang ist keine Zusage, sondern eine Zahl. Der Streit darüber, was dazugehört, kommt später und mit Sicherheit.
2. Tests, Dokumentation und Übergabe stehen nicht als eigene Positionen. Wenn ein Angebot auffällig günstig ist, fehlen erfahrungsgemäß genau diese Punkte. Fragen Sie bei jedem Anbieter nach, wo sie stehen — auch bei uns. Was dahintersteckt, beschreibt Wie wir arbeiten.
3. Es fehlt eine Aussage darüber, was ausdrücklich nicht enthalten ist. Eine gute Abgrenzung nennt beide Seiten. Wer nur auflistet, was er liefert, hat den schwierigen Teil ausgelassen.
4. Änderungen sind nicht geregelt. Es gibt kein Projekt ohne Änderungswünsche. Wenn der Vertrag kein Verfahren dafür kennt, wird jede Änderung zur Verhandlung unter Zeitdruck.

Was in jedem Vertrag stehen sollte, unabhängig vom Modell

Fünf Punkte, die mehr über die Fairness aussagen als die Wahl zwischen Festpreis und Aufwand:

• Ein benannter Abnahmemaßstab. Woran wird gemessen, ob eine Stufe erfüllt ist? Ohne diesen Satz ist die Abnahme Geschmackssache.
• Ein Änderungsverfahren. Wer meldet eine Änderung an, wer bewertet sie, wer entscheidet, und was passiert mit Termin und Preis?
• Ein Zahlungsplan an Ergebnissen statt an Kalenderwochen. Zahlungen, die an nutzbare Stände geknüpft sind, halten beide Seiten auf demselben Weg.
• Der Umgang mit Verzögerungen aus Ihrem Haus. Offene Rückfragen sind der häufigste Grund, warum Projekte länger dauern. Regeln Sie, was dann mit Termin und Preis geschieht.
• Quellcode, Dokumentation und Zugänge als Lieferbestandteil. Was Sie am Ende in der Hand halten, entscheidet über Ihre Verhandlungsposition in jedem Folgeprojekt.

Wie wir es handhaben

Wir nennen einen Festpreis nach Konzept. Zuerst entsteht ein Dokument mit Abläufen, Rollen, Datenfeldern, Schnittstellen und einer benannten Abgrenzung dessen, was bewusst nicht dazugehört. Auf dieser Grundlage steht der Preis fest.

Ist der Umfang zu Beginn nicht bestimmbar, arbeiten wir in Stufen mit je eigener Obergrenze und eigener Abnahme. Ein Aufwandsprojekt ohne Obergrenze bieten wir nicht an.

Der Einstieg dorthin ist die Machbarkeits-Analyse für 490 €: eine schriftliche Einschätzung zu Machbarkeit, Aufwand, Risiken und empfohlenem Vorgehen, dazu ein Gespräch. Sie wird bei Beauftragung vollständig angerechnet. Danach steht entweder ein Festpreis — oder, wenn der Umfang noch wandert, eine erste Stufe mit eigener Grenze.

Damit Sie vorher wissen, in welcher Größenordnung Sie sich bewegen: Eine Anbindung zwischen zwei Systemen beginnt bei 2.500 € netto, ein Web-Dashboard bei 3.500 €, eine Anwendung, die einen ganzen Ablauf trägt, bei 7.500 €. Der Betrieb beginnt bei 149 € im Monat und ist freiwillig. Die vollständige Rechenlogik dahinter steht auf unserer Seite zu den Kosten.

Ist das Modell wichtiger als der Preis?

Für die Verhandlung nicht, für das Ergebnis schon. Ein zu niedriger Festpreis endet in Nachträgen oder in fehlenden Positionen. Eine Abrechnung ohne Grenze endet in einem Budget, das niemand mehr verteidigen kann.

Wenn Sie zwei Angebote vergleichen, ist die aufschlussreichste Frage deshalb nicht „Was kostet es?“, sondern: Worauf bezieht sich dieser Preis, und was passiert, wenn sich etwas ändert? Anbieter, die darauf eine schriftliche Antwort haben, rechnen anders — und meistens genauer. Welche Kriterien darüber hinaus tragen, steht in Softwaredienstleister auswählen.

Wenn Sie ein vorliegendes Angebot einordnen möchten, bevor Sie unterschreiben: Schreiben Sie uns in zwei Sätzen, worum es geht — über das Kontaktformular. Wir sagen Ihnen auch dann, was uns auffällt, wenn Sie woanders bauen lassen.