Wenn die Standard-Intranet-Software nicht passt

Es gibt gute fertige Produkte für Mitarbeiterportale. Sie zeigen Nachrichten an, verwalten Dokumente, führen ein Verzeichnis der Beschäftigten, haben eine Suche, eine App fürs Telefon und eine Rechteverwaltung. Wenn das Ihre Aufgabe beschreibt, kaufen Sie eines. Wir entwickeln nichts, was es fertig zu kaufen gibt.

Dieser Artikel handelt vom anderen Fall: Sie haben ein solches Produkt geprüft oder sogar eingeführt, und es trägt nicht. Die Frage ist dann, ob das an der Auswahl lag, an der Einführung — oder daran, dass die Aufgabe strukturell außerhalb dessen liegt, wofür diese Produkte gebaut sind.

Wofür Standardprodukte gebaut sind

Fast alle fertigen Portale haben denselben Ursprung: Sie sind Inhaltssysteme mit Rechteverwaltung. Sie zeigen etwas an, das jemand vorher hineingeschrieben hat, und sie regeln, wer es sehen darf. Alles, was in diese Form passt, können sie gut.

Aufgabe	Fertiges Produkt	Eigene Entwicklung
Nachrichten, Aushänge, Handbücher, Formulare bereitstellen	trägt vollständig	unnötig
Personen, Zuständigkeiten, Telefonliste, Abwesenheiten	trägt in der Regel	unnötig
Dateien ablegen, versionieren, gemeinsam bearbeiten	trägt vollständig	unnötig
Einfache Anträge mit einer Freigabestufe	trägt meist, mit Einschränkungen	nur bei Sonderfällen
Einen Ablauf über mehrere Stationen führen, mit Fristen und Nachweisen	trägt selten	häufig richtig
Daten aus Fachsystemen aktuell anzeigen und zurückschreiben	trägt kaum	häufig richtig
Rechte, die Ihrer Organisation folgen statt einem Rollenmodell	trägt selten	häufig richtig

Die Trennlinie verläuft nicht zwischen „einfach” und „aufwendig”. Sie verläuft zwischen Inhalte zeigen und einen Ablauf führen.

Die vier Fälle, in denen es nicht trägt

Fall 1 — Das Portal soll einen Ablauf führen

Ein Antrag, der von der Fachabteilung über eine fachliche Prüfung zur Freigabe geht, dabei Fristen kennt, bei Überschreitung erinnert, Nachweise einsammelt und am Ende revisionssicher dokumentiert, wer wann was entschieden hat — das ist kein Inhalt, sondern ein Zustandsmodell.

Standardprodukte bieten dafür Workflow-Bausteine an. Sie funktionieren für den geraden Fall. Sie geraten an ihre Grenze, sobald es Vertretungen, Rücksprünge, Teilfreigaben, Eskalationen oder Sonderwege gibt — also genau dort, wo Ihr Ablauf sich von dem anderer unterscheidet.

Das Erkennungszeichen: Sie beschreiben den Ablauf, und der Anbieter antwortet mit „das lässt sich abbilden”. Fragen Sie dann nach, wie viele Konfigurationsschritte, Zusatzmodule und Sonderfelder dafür nötig sind. Die Antwort auf diese Frage ist die eigentliche Entscheidungsgrundlage.

Fall 2 — Die Daten liegen woanders und müssen aktuell sein

Sobald das Portal Zahlen, Stände oder Termine aus Fachsystemen zeigen soll, wird aus dem Inhaltssystem ein Integrationsprojekt. Standardprodukte lösen das über vorgefertigte Anbindungen für verbreitete Systeme — und über gar nichts, wenn Ihr System nicht dabei ist.

Der teure Ausweg, der sich dann einschleicht, heißt Export: Jemand zieht einmal pro Woche eine Datei und lädt sie hoch. Damit haben Sie ein Portal, das nicht stimmt, und eine wiederkehrende Handarbeit, die Sie eigentlich abschaffen wollten. Welche technischen Wege es stattdessen gibt und was sie kosten, steht in Zwei Systeme verbinden.

Fall 3 — Die Rechte folgen Ihrer Organisation

Fertige Portale bringen ein Rollenmodell mit: Redakteur, Leser, Administrator, dazu Gruppen und Bereiche. Das reicht, solange Ihre Struktur sich darin ausdrücken lässt.

Es reicht nicht, wenn Sichtbarkeit an etwas anderem hängt — an Standorten mit eigener Geschäftsführung, an Projekten mit wechselnder Besetzung, an Mandanten, die einander nicht sehen dürfen, oder an einer Zuständigkeit, die sich täglich ändert. Wer solche Regeln in ein festes Rollenmodell presst, baut eine Rechteverwaltung, die niemand mehr überblickt. Und eine Rechteverwaltung, die niemand überblickt, ist ein Datenschutzrisiko mit Ansage.

Fall 4 — Die Nutzer sitzen nicht am Schreibtisch

Schichtbetrieb, Außendienst, Fahrpersonal, Beschäftigte ohne eigenes Firmenkonto: Ein erheblicher Teil der Belegschaft vieler Betriebe hat keinen Arbeitsplatzrechner. Standardprodukte lösen das über Apps und Lizenzmodelle je Kopf — und genau dort wird es rechnerisch unangenehm, weil Sie für Personen zahlen, die dreimal im Monat eine Seite öffnen.

Der Prüfpunkt: Rechnen Sie das Lizenzmodell für Ihre tatsächliche Kopfzahl über fünf Jahre durch, nicht für die Zahl der intensiven Nutzer. Bei großen Belegschaften mit geringer Nutzungstiefe kippt die Rechnung häufiger, als Anbieter erwarten.

Der Test, der die Entscheidung vorher klärt

Er dauert einen halben Tag und ersetzt drei Anbietergespräche. Schreiben Sie Ihre Anforderungen als Liste auf — einzeln, überprüfbar, keine Oberbegriffe. Dann ordnen Sie jede Zeile einer von drei Spalten zu:

Spalte	Bedeutung	Was daraus folgt
A — im Standard enthalten	ohne Konfiguration vorhanden	unkritisch
B — mit Konfiguration erreichbar	vorhanden, aber einzurichten oder zuzukaufen	Aufwand und Folgekosten notieren
C — gar nicht abbildbar	müsste umgangen oder danebengelegt werden	die eigentliche Entscheidungsgrundlage

Die Auswertung ist einfach und meistens ernüchternd für beide Seiten:

• Weniger als etwa 10 Prozent in Spalte C: Nehmen Sie das Standardprodukt und passen Sie Ihren Ablauf an. Das ist die günstigste Variante, und sie ist es mit Abstand.
• 10 bis 25 Prozent in Spalte C: Standard behalten, den Rest daneben bauen. Der Mittelweg, siehe unten.
• Mehr als etwa 25 Prozent, und die Punkte hängen zusammen: Dann tragen Sie zwei Systeme, die dasselbe halb können. Hier wird eine eigene Entwicklung wirtschaftlich.

Entscheidend ist der Zusatz „und die Punkte hängen zusammen”. Zehn unabhängige Sonderwünsche sind kein Grund für ein eigenes System. Fünf Punkte, die alle an demselben Ablauf hängen, sind es. Wie sich diese Abgrenzung grundsätzlich treffen lässt, steht in Make or Buy bei Software.

Der Mittelweg, der meistens der richtige ist

Die Entscheidung wird fast immer als Entweder-oder gestellt und fast nie so beantwortet. In der Praxis bleibt das Standardprodukt für das, wofür es gebaut ist — Nachrichten, Dokumente, Verzeichnis, Suche —, und daneben entsteht eine eigene Anwendung für den einen Ablauf, der nicht hineinpasst. Beide sind über eine Anmeldung erreichbar, damit die Belegschaft den Unterschied nicht merkt.

Das ist kein Kompromiss, sondern in den meisten Fällen die sachlich richtige Aufteilung. Die Begründung und die Frage, welcher Teil wohin gehört, stehen in Standardkern plus Prozessschicht.

Woran Sie merken, dass es bereits gekippt ist

Vier Beobachtungen aus laufenden Portalen. Wenn zwei davon zutreffen, ist die Entscheidung faktisch schon gefallen:

1. Neben dem Portal existiert eine Tabelle, in der der eigentliche Stand geführt wird. Die technischen Gründe dafür stehen in Excel als Datenbank.
2. Die Nutzung bricht nach einigen Monaten ein. Nicht wegen fehlender Werbung im Haus, sondern weil das Portal keine Arbeit abnimmt.
3. Es gibt eine mündliche Gebrauchsanweisung, wie das Portal „bei uns gemeint” ist. Was erklärt werden muss, ist nicht abgebildet.
4. Jede Änderung braucht den Anbieter. Ein neues Feld, eine geänderte Freigabestufe, ein zusätzlicher Standort — und jedes Mal ein Ticket mit Wartezeit.

Was eine eigene Entwicklung kostet

Bei uns beginnt ein internes System bei 7.500 € netto, jede Verbindung zu einem Bestandssystem bei 2.500 €, der laufende Betrieb bei 149 € im Monat. Nach oben wirken vor allem: die Zahl der abgebildeten Abläufe, mehrere Mandanten oder Standorte mit getrennter Sicht, und die Übernahme vorhandener Bestände. Die vollständige Preislogik steht auf unserer Seite zu den Kosten.

Dass solche Systeme über Jahre tragen, zeigt sich dort, wo sie im Dauerbetrieb stehen: train4safety, betrieben von der Junghanns safe4u GmbH & Co. KG, bildet Unterweisungen mit Fristen, Nachweisen und getrennten Mandanten ab und wird seit 2026 von über 500 Unternehmen genutzt — beschrieben unter Referenz train4safety.

Wovon wir abraten

Vom Nachbau eines Standardprodukts. Wenn am Ende eines Gesprächs eine Anforderungsliste steht, die zu 90 Prozent beschreibt, was fertige Portale ohnehin können, dann bauen wir das nicht. Sie zahlen dafür ein Vielfaches und bekommen weniger, weil ein Produkt mit vielen Kunden mehr Sonderfälle gesehen hat als jede Neuentwicklung.

Interessant werden wir dort, wo die fehlenden Punkte Ihre Arbeit ausmachen. Was ein solches System bei uns umfasst, steht auf der Seite Interne Systeme. Wenn Sie Ihre Spalte C gegenprüfen lassen möchten, bevor Sie sich festlegen: Eine schriftliche Einschätzung zu Machbarkeit, Aufwand und Risiken bekommen Sie mit unserer Machbarkeits-Analyse für 490 €, die bei Beauftragung angerechnet wird — Anfragen über das Kontaktformular.