Beratung oder gleich Angebot? Wann das eine das andere spart

„Können Sie mir mal ein Angebot machen?” ist der häufigste erste Satz — und er steht für drei ganz verschiedene Aufträge. Manchmal ist wirklich ein Angebot gemeint. Manchmal eine schriftliche Einschätzung, ob das Gewünschte überhaupt geht und was es kostet. Und manchmal ist die eigentliche Frage noch offen, nämlich ob etwas gebaut werden soll.

Wer das Falsche bestellt, zahlt zweimal: einmal für den falschen Schritt und einmal für den richtigen hinterher. Die Unterscheidung ist aber einfacher, als die Begriffe vermuten lassen.

Die eine Frage, die es entscheidet

Welche Frage ist bei Ihnen noch offen?

Offene Frage	Was passt	Was es kostet	Was herauskommt
„Was sollen wir überhaupt tun?”	Beratung	wird im Angebot genannt, nicht anrechenbar	Handlungsempfehlung mit Alternativen — auch ohne uns
„Geht das, was wir wollen — und was kostet es?”	Machbarkeits-Analyse	490 €, voll anrechenbar	schriftliche Einschätzung, danach Festpreis oder Stufe mit Obergrenze
Keine — wir wissen, was wir wollen, und können es beschreiben	Angebot	—	Angebot

Alle drei haben denselben kostenlosen Schritt davor.

Zuerst das Erstgespräch, und das kostet nichts

Sie schildern Ihren Fall, wir sagen Ihnen, wie wir ihn schneiden würden und in welcher Größenordnung er liegt. Auch dann, wenn das Ergebnis lautet: dafür brauchen Sie keine Individualsoftware.

Damit ist die Frage „welches der drei brauche ich” praktisch beantwortet, ohne dass Sie sie selbst entscheiden müssen. Es ist auch die Stelle, an der die meisten Absagen fallen — und das ist der billigste Zeitpunkt dafür, für beide Seiten.

Die drei im Einzelnen

Angebot direkt — wenn der Umfang beschreibbar ist

Wann es die anderen spart: Wenn Sie sagen können, welche Systeme verbunden werden, welche Daten wohin müssen, wer damit arbeitet und was danach anders läuft. Dann ist eine Analyse nur eine Verzögerung um fünf bis zehn Werktage und 490 €, die nichts Neues hervorbringt.

Wann es die falsche Wahl ist: Wenn der Umfang beim Reden noch wandert. Ein Festpreis setzt ein abgegrenztes Konzept voraus — ohne das wird er geraten, und geratene Zahlen führen zu Nachträgen. Dann ist die Analyse nicht die teurere, sondern die billigere Variante.

Der Prüfsatz: Können Sie das Vorhaben in fünf Sätzen so beschreiben, dass zwei verschiedene Anbieter dasselbe darunter verstehen? Wenn ja, reicht ein Angebot.

Machbarkeits-Analyse — wenn das Ziel klar ist, der Weg nicht

490 €, fünf bis zehn Werktage nach dem Erstgespräch, gerechnet ab dem Tag, an dem Ihre Zuarbeit vollständig vorliegt. Ergebnis ist eine schriftliche Einschätzung zu Machbarkeit, Aufwand, Risiken und empfohlenem Vorgehen, dazu ein Gespräch. Danach steht entweder ein Festpreis — oder, wenn der Umfang noch wandert, eine erste Stufe mit eigener Obergrenze.

Wann sie das Angebot spart: Wenn im Vorhaben eine Unbekannte steckt, die den Preis erheblich bewegen kann. Drei typische: eine Schnittstelle zu einem System, dessen Dokumentation niemand gesehen hat; eine Datenübernahme aus gewachsenen Tabellen; eine Rechteverwaltung, deren Rollen noch nicht feststehen. Jede davon kann sich als halbtägige oder als wochenlange Arbeit entpuppen, und das entscheidet sich nicht am Schreibtisch.

Was sie wirtschaftlich besonders macht: Sie wird bei Beauftragung innerhalb von sechs Monaten ab Rechnungsdatum vollständig vom ersten Angebot abgezogen, als eigene Zeile. Wer weiterarbeitet, zahlt sie also effektiv nicht. Und wer nicht weiterarbeitet, behält das Dokument und darf es anderen Anbietern vorlegen — es enthält nichts, was Sie an uns bindet.

Wann sie Verschwendung ist: Wenn ein fertiges Produkt den Fall erkennbar abdeckt. Das sagt Ihnen schon das kostenlose Erstgespräch.

Beratung — wenn die Entscheidung selbst offen ist

Das ist der Fall, der am häufigsten als „Angebot” bestellt wird und am wenigsten eines ist. Erkennbar daran, dass das gewünschte Ergebnis ein System ist statt eines Vorgangs: „Wir brauchen ein CRM”, „da muss KI rein”. Oder daran, dass drei Vorhaben gleichzeitig im Raum stehen und keines begründet ist.

Die Beratung nimmt einen abgegrenzten Ablauf auf — Gespräche mit den Beteiligten, Sichtung der Systeme und der Zahlen — und endet mit einem schriftlichen Bericht: die Lage mit Zahlen, die Schwachstellen samt ihren Ursachen, ein Maßnahmenplan, und zu jeder Maßnahme die ernsthaft in Betracht kommenden Wege. Standardsoftware mit Namen, individuelle Entwicklung, Eigenleistung im Betrieb, nichts tun. Mit Vorteil, Nachteil und grober Größenordnung.

Wann sie beides andere spart: Wenn sie zu dem Ergebnis kommt, dass eine Standardsoftware reicht, dass der Ablauf geändert gehört statt Software gekauft, oder dass von drei Vorhaben nur eines lohnt. Dann sind die Analyse und das Angebot, die sonst gefolgt wären, gespart — und zwar vollständig.

Warum sie nicht angerechnet wird: Das ist der einzige Unterschied, der zählt. Eine Anrechnung würde bedeuten: Empfehlen wir Ihnen, bei uns bauen zu lassen, wird die Beratung für Sie am Ende kostenlos; empfehlen wir Standardsoftware oder nichts, zahlen Sie sie voll. Dann hätte jede Empfehlung einen Preis in eine Richtung. Die Machbarkeits-Analyse darf angerechnet werden, weil sie nie vorgibt, neutral zu sein — sie beschreibt, was wir bauen würden.

Wann sie Verschwendung ist: Wenn die Entscheidung gefallen und begründet ist. Eine schon gut begründete Entscheidung noch einmal prüfen zu lassen kostet weniger Mut als sie umzusetzen — und das ist der häufigste Fehler in diese Richtung.

Der Fehler, der am meisten kostet

Nicht der falsche Schritt, sondern das Überspringen des offenen Punktes. Wer eine offene Entscheidungsfrage als Angebotsanfrage stellt, bekommt ein Angebot — Anbieter machen Angebote, das ist ihre Aufgabe. Was sie nicht machen, ist zurückzufragen, ob die Entscheidung dahinter schon gefallen ist.

Daran ändert auch ein ausführliches Lastenheft nichts. Es beschreibt dann sehr genau etwas, das noch nicht entschieden ist. Woran man das vorher erkennt, steht in Woran man merkt, dass ein Softwareprojekt zu früh beauftragt wird; die drei Punkte, die vorher geklärt sein müssen, in den drei Fragen vor jedem Digitalisierungsvorhaben.

Die kurze Fassung

• Umfang beschreibbar → Angebot. Alles andere ist Verzögerung.
• Ziel klar, Weg unklar → Machbarkeits-Analyse. 490 €, voll anrechenbar innerhalb von sechs Monaten, das Dokument bleibt Ihnen.
• Entscheidung offen → Beratung. Nicht anrechenbar, und genau das ist der Grund, dem Ergebnis trauen zu können.
• Unklar, welches → Erstgespräch. Kostet nichts und beantwortet genau diese Frage.