Die drei Fragen, die vor jedem Digitalisierungsvorhaben geklärt sein müssen

Wer nachliest, wie ein Digitalisierungsprojekt abläuft, findet überall dieselbe Antwort: ein Phasenmodell. Vier Phasen, manchmal fünf, mit Namen wie Analyse, Konzeption, Umsetzung, Verankerung. Die Modelle stammen von Förderstellen, Hochschulen und Verbänden, sie sind sorgfältig gemacht, und sie haben alle dieselbe Eigenschaft: Sie beschreiben, in welcher Reihenfolge gearbeitet wird — nicht, was entschieden sein muss, bevor man anfängt.

Das ist kein Mangel der Modelle. Ein Ablaufplan ist etwas anderes als eine Entscheidung. Nur beginnt jede dieser Phasenfolgen mit einer Ist-Analyse, und die setzt voraus, dass schon klar ist, wovon der Ist-Zustand aufgenommen wird. Genau an dieser Stelle gehen die meisten Vorhaben schief, lange vor der ersten Phase.

Drei Fragen entscheiden das. Keine davon ist technisch, und keine lässt sich an einen Dienstleister abgeben.

Frage 1: Welcher eine Ablauf?

Nicht „welcher Bereich”, nicht „welche Abteilung” — welcher Ablauf, einer, mit Anfang und Ende. Angebot, Auftragsannahme, Disposition, Rechnung, Reklamation. Einer davon.

Der Satz, an dem Vorhaben scheitern, lautet: „Wir wollen unsere Prozesse digitalisieren.” Er klingt nach einem Ziel und ist eine Themenangabe. Daraus lässt sich nichts ableiten — kein Umfang, kein Preis, keine Reihenfolge, und vor allem kein Ende. Ein Vorhaben ohne abgrenzbaren Ablauf ist nie fertig, weil immer noch ein Prozess übrig ist.

Wie Sie die Frage beantworten: Nehmen Sie den Ablauf, bei dem Ihnen zuerst ein konkreter Vorgang der letzten vier Wochen einfällt, der weh getan hat. Nicht den wichtigsten, nicht den größten — den, zu dem Ihnen eine Geschichte einfällt. Das ist kein Zufall: Woran man sich erinnert, ist, was häufig genug vorkommt, um zu stören.

Was zu tun ist, wenn es mehrere sind: Das ist der Normalfall, und es ist keine Ausrede, nichts zu tun. Aber drei Abläufe gleichzeitig anzufassen ist nicht dreimal ein Vorhaben, sondern ein anderes, viel größeres. Wir beraten deshalb immer zu einem abgegrenzten Thema. Wer drei hat, bekommt als Erstes eine Empfehlung, welches zuerst lohnt — das ist selbst eine Antwort, und oft die wertvollste.

Woran Sie merken, dass die Frage noch offen ist: Sie können nicht in einem Satz sagen, welcher Vorgang danach anders laufen wird, und wer ihn heute macht.

Frage 2: Wofür ist die Zeit, die frei wird?

Fast jede Rechnung für ein Digitalisierungsvorhaben hat dieselbe Form: Ein Vorgang dauert heute X Minuten, kommt Y mal im Monat vor, danach dauert er weniger. Daraus wird eine Ersparnis in Stunden, aus den Stunden ein Betrag, und der Betrag trägt das Projekt.

Die Frage, die dabei fast nie gestellt wird: Was passiert mit diesen Stunden?

Es gibt drei mögliche Antworten, und sie führen zu völlig verschiedenen Vorhaben:

• Die Stunden gehen in Arbeit, die heute liegen bleibt. Dann ist die Ersparnis kein Geld, sondern Leistung — Aufträge, die bisher nicht angenommen wurden, Nachfragen, die bisher niemand beantwortet hat. Das ist der häufigste und der ehrlichste Fall. Er bedeutet aber: Die Kostenrechnung geht nicht auf, die Nutzenrechnung geht auf. Wer das vermischt, verspricht eine Einsparung, die nie in der Buchhaltung auftauchen wird.
• Die Stunden decken Wachstum ab, das sonst eine Einstellung erfordert. Dann ist der Vergleichswert nicht die heutige Stunde, sondern die Stelle, die nicht geschaffen werden muss. Das ist eine deutlich größere Zahl und eine, die sich belegen lässt.
• Die Stunden werden wirklich abgebaut. Dann steht eine Personalentscheidung dahinter, und die gehört besprochen, bevor das System gebaut wird — nicht danach. Ein Projekt, das stillschweigend auf diese Antwort zuläuft, verliert die Beteiligten in der Erhebung. Wer ahnt, dass er seinen eigenen Arbeitsplatz beschreibt, erzählt nicht, wie der Ablauf wirklich läuft.

Warum diese Frage vorne gehört: Sie bestimmt, woran das Vorhaben gemessen wird. Ohne Antwort wird am Ende gemessen, ob das System läuft — was immer mit Ja beantwortet werden kann, und über den Nutzen nichts sagt.

Wie Sie sie beantworten: Ein Satz, aufgeschrieben, vor dem Start. „Die zwei Stunden pro Tag gehen in die Nachverfolgung offener Angebote.” Das ist prüfbar.

Frage 3: Wer darf Nein sagen?

Nicht: wer entscheidet. Sondern: wer darf dagegen entscheiden, und bleibt diese Entscheidung dann stehen?

Diese Frage wirkt kleinlich, bis man ihre Kehrseite ansieht. Es gibt Vorhaben, bei denen die Entscheidung längst gefallen ist und die Prüfung nur noch ihre Bestätigung liefern soll. Das ist eine Form von Auftrag, die wir ablehnen — ein Gutachten, das ein bereits gefälltes Urteil bestätigen soll, ist keine Beratung, sondern eine Unterschrift. Aber das Problem gibt es auch ohne Berater, nämlich intern: Wenn niemand ohne Gesichtsverlust „wir lassen es” sagen kann, dann läuft das Vorhaben bis zum Ende, unabhängig davon, was die Analyse ergibt.

Woran Sie es merken: Fragen Sie, was passieren würde, wenn die Prüfung ergibt, dass sich das Vorhaben nicht rechnet. Wenn die Antwort lautet, dass man dann eben die Prüfung anders zuschneidet, ist die Frage beantwortet — und zwar mit Nein.

Wie es aussieht, wenn es geklärt ist: Eine Person, die entscheiden darf, benannt mit Namen. Und die ausgesprochene Vereinbarung, dass „nichts tun” ein zulässiges Ergebnis ist. Bei uns steht das in der Leistungsbeschreibung: Die Beratung endet mit einer Handlungsempfehlung, und die kann lauten, Standardsoftware zu kaufen, den Ablauf zu ändern oder es zu lassen.

Warum das die unbequemste der drei Fragen ist: Sie richtet sich an die Geschäftsführung selbst. Die ersten zwei kann man delegieren. Diese nicht.

Warum Phasenmodelle diese drei nicht beantworten

Ein Phasenmodell ist ein Werkzeug für ein Vorhaben, das es gibt. Es beginnt mit der Aufnahme des Ist-Zustands und endet mit der Verankerung im Betrieb. Alle drei Fragen oben liegen davor:

	Frage	Was ein Phasenmodell dazu sagt
1	Welcher Ablauf?	Nichts — der Ablauf ist die Eingangsgröße der ersten Phase
2	Wofür die freiwerdende Zeit?	Nichts — die Wirtschaftlichkeit ist meist eine eigene, spätere Rechnung
3	Wer darf Nein sagen?	Nichts — ein Ablaufplan hat keinen Abbruchpunkt

Das ist der Grund, warum man ein Phasenmodell fehlerfrei durchlaufen und am Ende etwas haben kann, das niemand braucht. Jede Phase war korrekt, die Eingangsgröße war es nicht.

Die drei Fragen als Prüfliste

Drei Sätze, aufgeschrieben, bevor jemand ein Angebot einholt:

1. Der Ablauf ___ läuft danach anders; heute macht ihn ___.
2. Die freiwerdende Zeit geht in ___.
3. ___ darf entscheiden, dass es nicht gemacht wird, und diese Entscheidung bleibt stehen.

Wenn alle drei Sätze stehen, ist das Vorhaben entscheidungsreif — dann helfen Phasenmodelle, Lastenhefte und Angebote weiter. Wenn einer offen ist, ist die billigste Maßnahme, ihn zu klären, und nicht, ein Angebot einzuholen.

Zu den Anzeichen, die darüber hinaus dafür sprechen, dass ein Vorhaben noch nicht reif ist: Woran man merkt, dass ein Softwareprojekt zu früh beauftragt wird. Und wenn die Frage, welcher Ablauf zuerst lohnt, selbst die offene Frage ist, ist das genau der Fall, für den eine Beratung gedacht ist — sie nimmt einen Ablauf auf, benennt die Schwachstellen samt Ursachen und stellt die Wege daneben, einschließlich derer ohne uns.

Was dieser Artikel nicht leistet

Er nennt keine Zahl dazu, wie viele Digitalisierungsvorhaben an diesen drei Fragen scheitern. Wir haben keine eigene Erhebung, und die vorhandenen Untersuchungen zu Projekterfolg messen so unterschiedliche Dinge, dass sich damit jede These stützen lässt.

Die drei Fragen sind auch keine Methode. Sie sind das, was in Gesprächen übrig bleibt, wenn man die technischen Fragen beiseitelegt — und sie kosten nichts außer der Bereitschaft, die dritte wirklich zu beantworten.