Betriebskosten nach dem Start: der unterschätzte Posten

In fast jedem Angebot für eine eigene Anwendung steht eine große Zahl und darunter eine kleine. Über die große wird verhandelt, geprüft und nachgerechnet. Die kleine wird in einem Nebensatz mitentschieden — obwohl sie nach fünf Jahren oft die größere von beiden ist.

Nach dem Start fallen vier Kostenarten an: die Betriebsumgebung, die Überwachung, Sicherheitsaktualisierungen und kleine Änderungen. Bei uns beginnt der laufende Betrieb bei 149 € netto im Monat. Was davon Ihr Vertrag abdeckt, gehört als eigene, benannte Position ins Angebot — getrennt vom Projektpreis, damit Sie beide Entscheidungen unabhängig treffen können.

Dieser Artikel beschreibt die Kostenarten, nicht ein Paket. Der Grund dafür steht weiter unten: Wer den Umfang nicht Punkt für Punkt vergleicht, vergleicht am Ende nur Beträge.

Die vier Kostenarten

Kostenart	Was dahintersteckt	Rhythmus	Wenn sie fehlt
Betriebsumgebung	Server, Datenbank, Domain, Zertifikate, Datensicherung	dauerhaft	Die Anwendung läuft schlicht nicht
Überwachung	Prüft, ob die Anwendung erreichbar ist und ihre Aufgaben erledigt	dauerhaft	Der Ausfall fällt zuerst dem Kunden auf, nicht Ihnen
Sicherheitsaktualisierungen	Fremde Bausteine altern, Schwachstellen werden veröffentlicht	mehrmals im Jahr, unplanbar	Das System wird mit der Zeit angreifbar
Kleine Änderungen	Neues Feld, geänderter Satz, zusätzlicher Bericht, neue Rolle	laufend, in kleinen Portionen	Änderungen stauen sich zu einem Projekt

Diese vier sind unabhängig davon fällig, wer die Anwendung betreibt. Sie verschwinden nicht, wenn Sie keinen Betreuungsvertrag abschließen — sie wechseln nur den Adressaten und werden zu Arbeit im eigenen Haus.

Betriebsumgebung

Der greifbarste Posten und meistens der kleinste. Eine Fachanwendung für ein mittelständisches Unternehmen braucht selten viel Rechenleistung. Was sie braucht, ist Verlässlichkeit: Sicherungen, die auch zurückgespielt werden können, getrennte Umgebungen für Test und Betrieb, und ein Zertifikat, das nicht abläuft.

Der Prüfpunkt, der wirklich zählt, ist nicht der Preis, sondern der Name auf dem Vertrag. Wem gehören Server, Domain und Zugänge? Wenn die Antwort „dem Dienstleister” lautet, haben Sie keinen Betriebsvertrag, sondern eine Abhängigkeit.

Überwachung

Der Unterschied zwischen einer Anwendung, die überwacht wird, und einer, die nicht überwacht wird, zeigt sich nicht im Normalbetrieb. Er zeigt sich an dem Tag, an dem etwas stehen bleibt.

Ohne Überwachung ist der erste Hinweis auf eine Störung ein Anruf. Bis dahin sind je nach Ablauf Stunden vergangen, und in dieser Zeit hat jemand mit Daten gearbeitet, die nicht mehr stimmten. Besonders unauffällig sind Verbindungen zu anderen Systemen: Sie fallen still aus, ohne Fehlermeldung. Worauf es bei deren Überwachung ankommt, steht in Schnittstellen im Betrieb.

Sicherheitsaktualisierungen

Der Posten, der am schlechtesten planbar ist, weil er nicht von Ihnen ausgeht. Jede Anwendung nutzt fremde Bausteine — Bibliotheken, ein Framework, die Laufzeitumgebung. In allen dreien werden regelmäßig Schwachstellen bekannt, und der Zeitpunkt richtet sich nicht nach Ihrem Kalender.

Zwei Dinge folgen daraus. Erstens: Der Aufwand fällt in unregelmäßigen Schüben an, nicht gleichmäßig. Zweitens: Je weniger fremde Bausteine eine Anwendung nutzt, desto kleiner ist dieser Posten dauerhaft. Das ist eine Entscheidung aus der Bauzeit, die den Betrieb über Jahre prägt — nachzulesen unter Wie wir arbeiten.

Kleine Änderungen

Der größte und am schwersten fassbare Posten. Eine Anwendung, die einen echten Ablauf trägt, ist nie fertig, weil der Ablauf nicht stehen bleibt: Ein Feld kommt dazu, eine Auswertung wird anders gebraucht, eine neue Rolle entsteht, ein gesetzlicher Wert ändert sich.

Wer dafür keinen Weg vereinbart hat, sammelt diese Wünsche. Nach zwei Jahren sind aus vielen Kleinigkeiten ein Angebot und ein Projekt geworden — und in der Zwischenzeit hat niemand mit den Verbesserungen gearbeitet.

Der fünfte Posten, den niemand einplant

Wenn Ihre Anwendung mit einem anderen System spricht, hängt ein Teil Ihrer Betriebskosten an einer Entscheidung, die jemand anderes trifft. Der Hersteller der Gegenstelle darf seine Schnittstelle ändern, abkündigen oder in eine neue Version verschieben. Für ihn ist das eine Produktentscheidung, für Ihre Verbindung ein Ausfall.

Dieser Posten taucht in keiner Kalkulation auf und lässt sich auch nicht seriös beziffern. Was sich vereinbaren lässt, ist die Zuständigkeit: Wer beobachtet die Ankündigungen des Herstellers, und wer zieht die Anpassung nach? Die technischen Hintergründe stehen unter Zwei Systeme verbinden.

Warum die Rechnung über fünf Jahre geht

Eine Anwendung, die einen Ablauf trägt, wird nicht nach zwei Jahren ersetzt. Deshalb ist die einzige ehrliche Betrachtung die über die geplante Nutzungsdauer. Gerechnet mit unseren Einstiegsbeträgen — Projektpreis netto, Betrieb ab 149 € im Monat, also 1.788 € im Jahr:

Vorhaben	Projektpreis	Betrieb je Jahr	Summe nach 5 Jahren
Schnittstelle	ab 2.500 €	ab 1.788 €	ab 11.440 €
Web-Dashboard	ab 3.500 €	ab 1.788 €	ab 12.440 €
Internes System	ab 7.500 €	ab 1.788 €	ab 16.440 €

Die Tabelle zeigt zwei Dinge. Erstens verschiebt sich das Verhältnis mit der Zeit: Beim kleinsten Vorhaben übersteigt die Summe der Betriebskosten den Projektpreis bereits im zweiten Jahr. Zweitens ändert das nichts an der Entscheidung — es ändert nur die Zahl, gegen die Sie die Ersparnis rechnen. Wie diese Gegenrechnung aussieht, steht in Ab wann kostet die Excel-Liste mehr, als sie spart.

Was ein Betreuungsvertrag regeln muss

Der Betrag allein sagt nichts. Zwei Angebote mit demselben Monatspreis können völlig verschiedene Dinge bedeuten. Diese fünf Fragen machen sie vergleichbar — stellen Sie sie jedem Anbieter, auch uns:

1. Welche Arbeiten sind enthalten, und welche werden gesondert berechnet? Antwort bitte als Liste, nicht als Oberbegriff.
2. Wo verläuft die Grenze zwischen Fehlerbehebung und Weiterentwicklung? Das ist die Grenze, an der später gestritten wird.
3. In welcher Zeit wird auf eine Meldung reagiert, und zu welchen Zeiten gilt das? Eine Reaktionszeit ohne Zeitfenster ist keine Zusage.
4. Auf wessen Namen laufen Server, Domain und Zugänge? Bei einem Wechsel entscheidet diese Frage über Aufwand und Verhandlungsposition.
5. Wie endet der Vertrag, und was bekommen Sie zum Ende? Kündigungsfrist, Übergabe der Zugänge, Ausleitung der Daten in einem lesbaren Format.

Bei uns wird der Umfang für jede Anwendung einzeln festgelegt und steht als eigene Position im Angebot. Der Grund ist unbequem, aber ehrlich: Ein Paket, das für eine Schnittstelle und für ein System mit sechs Rollen dasselbe verspricht, verspricht in einem der beiden Fälle zu viel. Die vollständige Preislogik steht auf unserer Seite zu den Kosten.

Sie müssen den Betrieb nicht bei uns kaufen

Das ist keine Höflichkeitsfloskel, sondern eine Bedingung, die wir uns selbst auferlegen: Sie können jede Anwendung, die wir bauen, selbst betreiben oder zu einem Anbieter Ihrer Wahl geben. Sie erhalten den Quellcode, die Dokumentation und Ihre eigenen Zugänge.

Der Grund ist kalkulatorisch. Ein Betreuungsvertrag, den Sie kündigen können, muss jedes Jahr aufs Neue seinen Preis wert sein. Einer, aus dem Sie technisch nicht herauskommen, muss das nicht — und das merkt man ihm mit der Zeit an.

Wann Sie keinen Betreuungsvertrag brauchen

Es gibt drei Lagen, in denen wir davon abraten:

• Sie haben eigene IT mit Kapazität. Wenn jemand im Haus Aktualisierungen ohnehin einspielt und überwacht, zahlen Sie sonst zweimal. Sinnvoll bleibt dann höchstens eine Vereinbarung für den Fall, dass etwas nicht mit Bordmitteln lösbar ist.
• Die Anwendung ist abgeschlossen und ändert sich nicht. Ein Werkzeug ohne Anbindung an andere Systeme und ohne Zugriff von außen hat einen sehr kleinen Betriebsbedarf.
• Die Anwendung ist bewusst befristet. Wenn absehbar ist, dass sie in zwölf Monaten durch etwas anderes abgelöst wird, ist ein Jahresvertrag der falsche Rahmen.

In allen anderen Fällen gilt: Die Arbeit fällt an. Die einzige Frage ist, ob sie geplant stattfindet oder an dem Tag, an dem etwas nicht mehr geht.

Was Sie vor der Unterschrift tun sollten

Lassen Sie sich die laufende Position im Angebot aufschlüsseln, bevor Sie den Projektpreis verhandeln. Nicht weil sie größer wäre, sondern weil sie länger wirkt: Den Projektpreis zahlen Sie einmal, den Betrieb jeden Monat, in dem die Anwendung Ihnen Arbeit abnimmt.

Wenn Sie ein vorliegendes Angebot gegen die fünf Fragen oben prüfen lassen möchten, schildern Sie uns den Fall über das Kontaktformular. Eine schriftliche Einschätzung zu Machbarkeit, Aufwand und Risiken bekommen Sie mit unserer Machbarkeits-Analyse für 490 €, die bei Beauftragung angerechnet wird.