Was kostet eine Schnittstelle? Eine Kostenmatrix nach Integrationstiefe

Wer nach dem Preis einer Schnittstelle sucht, findet Erklärtexte. Was eine API ist — eine Schnittstelle, über die ein Programm ein anderes abfragt. Was uni- und bidirektional bedeutet. Welche Dateiformate es gibt. Und am Ende steht fast immer derselbe Satz: „Das hängt vom Umfang ab.”

Der Satz stimmt sogar. Er ist nur unbrauchbar, wenn Sie entscheiden müssen, ob Sie ein Projekt anstoßen oder es lassen. Deshalb steht hier, woran der Preis tatsächlich hängt, und was die einzelnen Stufen bei uns kosten.

Warum nennt kaum jemand einen Preis?

Es gibt zwei ehrliche Gründe und einen unehrlichen.

Der erste ehrliche: Zwei Anbindungen mit identischer Beschreibung können sich im Aufwand um den Faktor fünf unterscheiden. Nicht wegen der Datenmenge, sondern wegen der Gegenstelle. Eine dokumentierte Schnittstelle mit Testzugang ist eine andere Aufgabe als eine Datenbank, deren Struktur erst nachgebaut werden muss.

Der zweite ehrliche: Der Kunde beschreibt beim ersten Kontakt selten den vollständigen Fall. „Kunden übertragen” heißt manchmal 400 Datensätze in eine Richtung und manchmal einen Abgleich in beide Richtungen mit Dubletten, Adressvarianten und einer Historie aus 14 Jahren.

Der unehrliche Grund: Ohne Zahl im Raum lässt sich der Preis am Interessenten ausrichten. Genau das ist der Grund, warum wir Zahlen veröffentlichen — auch wenn sie im Einzelfall nach oben abweichen.

Woran der Preis wirklich hängt

Fünf Faktoren erklären fast jede Preisdifferenz. Datenmenge ist keiner davon. Ob 500 oder 500.000 Datensätze übertragen werden, ändert am Programmieraufwand fast nichts — es ändert nur die Laufzeit.

Faktor	Was ihn günstig macht	Was ihn teuer macht
Richtung	Eine Richtung, eine führende Quelle	Beide Seiten dürfen ändern → Konfliktregeln nötig
Zugang zur Gegenstelle	Dokumentierte Schnittstelle mit Testzugang	Kein Zugang, keine Dokumentation, Struktur wird nachgebaut
Aktualität	Nächtlicher Lauf, Ausfall darf nachlaufen	Sofortige Übertragung mit Zustellsicherung
Datenqualität	Eindeutige Nummern auf beiden Seiten	Zuordnung über Name und Adresse, Dubletten, Altlasten
Sonderfälle	Ein Datentyp, klare Regeln	Storno, Teilmengen, Rückläufer, Sonderpreise, Ausnahmen

Der vierte Punkt wird am häufigsten unterschätzt. Wenn beide Systeme dieselbe Kundennummer führen, ist die Zuordnung trivial. Wenn nicht, entsteht die eigentliche Arbeit nicht in der Übertragung, sondern in der Frage, welcher Datensatz drüben eigentlich gemeint ist.

Die Kostenmatrix nach Integrationstiefe

Grundlage ist unser Einstiegspreis für eine Schnittstelle: 2.500 € netto. Die Stufen darüber sind als Verhältnis zu dieser Basis angegeben. Das ist ein Rahmen zur Einordnung vor dem Gespräch, kein Angebot — verbindlich wird eine Zahl erst, wenn die Gegenstelle geprüft ist.

Stufe	Was passiert	Typischer Fall	Preisrahmen netto
1 — Abruf	Ein System holt Daten, das andere merkt nichts davon	Nächtlicher Export in eine Auswertung, Stammdaten in ein Zweitsystem	ab 2.500 €
2 — Übertragung mit Regeln	Eine Richtung, aber mit Umrechnung, Filtern und Sonderfällen	Aufträge aus einer Fachanwendung in die Buchhaltung, inklusive Storno	etwa das Doppelte der Basis
3 — Abgleich in beide Richtungen	Beide Seiten dürfen ändern, Konflikte müssen entschieden werden	Kundendaten zwischen CRM und ERP synchron halten	etwa das Drei- bis Vierfache
4 — Mehrere Systeme über eine Zwischenschicht	Drei oder mehr Gegenstellen, entkoppelte Verfügbarkeiten	Eine zentrale Verteilstelle statt sechs Einzelverbindungen	Größenordnung eines internen Systems, ab 7.500 €
5 — Sofortübertragung mit Zustellsicherung	Jeder Vorgang muss ankommen, nachweisbar und in Sekunden	Vorgänge, an denen ein Kunde live wartet	eigene Kalkulation, kein Listenpreis

Zwei Hinweise zur Matrix. Erstens: Vieles, was zunächst nach Stufe 3 klingt, ist nach einer einzigen Entscheidung Stufe 1 oder 2. Sobald feststeht, welches System bei Widerspruch gewinnt, fällt die Rückrichtung häufig ersatzlos weg. Das ist die wirksamste Einsparung überhaupt, und sie kostet nichts außer der Entscheidung.

Zweitens: Stufe 4 ist kein Aufschlag, sondern ein anderes Bauwerk. Ab vier beteiligten Systemen ist die Alternative — jeder mit jedem — nicht mehr wartbar. Welcher Weg wann passt, steht ausführlicher in Zwei Systeme verbinden: die fünf Wege.

Was in jedem dieser Preise enthalten sein muss

Ein Angebot, in dem die folgenden Positionen fehlen, ist nicht günstiger. Es ist unvollständig, und die Differenz zahlen Sie später.

Position	Was passiert, wenn sie fehlt
Fehlerbehandlung und Wiederholung	Ein abgebrochener Lauf hinterlässt halb übertragene Daten
Protokollierung	Drei Wochen später lässt sich nicht mehr klären, was übertragen wurde
Benachrichtigung bei Ausfall	Die Anbindung scheitert still, und Sie arbeiten tagelang mit alten Daten
Dokumentierte Feldabbildung	Niemand kann prüfen, ob ein Feld falsch zugeordnet ist
Testlauf mit echtem Datenbestand	Sonderfälle tauchen erst im Betrieb auf, dann im laufenden Geschäft

Der dritte Punkt ist der teuerste, wenn er fehlt. Eine Anbindung, deren Ausfall niemand bemerkt, richtet mehr Schaden an als gar keine — weil alle Beteiligten den Daten weiter vertrauen. Was dazugehört, steht in Schnittstellen im Betrieb.

Was den Preis nach oben treibt

• Eine Gegenstelle ohne Dokumentation. Jedes Feld muss durch Versuch bestimmt werden. Das ist der größte einzelne Aufschlag.
• Kein Testzugang. Wenn nur im Echtsystem geprüft werden kann, wird jeder Schritt langsam und vorsichtig.
• Zuordnung ohne eindeutigen Schlüssel. Namensabgleich braucht Regeln, Ausnahmen und eine Prüfliste für Zweifelsfälle.
• Eine Erstbefüllung mit Altbestand. Die laufende Übertragung ist oft der kleinere Teil. Die einmalige Übernahme von 40.000 gewachsenen Datensätzen ist ein eigenes Vorhaben.
• Mehr als eine Fachabteilung als Ansprechpartner. Nicht technisch, aber real: Widersprüchliche Vorgaben kosten Runden.

Was den Preis nach unten zieht

• Eine Richtung statt zwei. Siehe oben. Meistens die größte Einsparung.
• Ein Datentyp in der ersten Version. Kunden zuerst, Aufträge im zweiten Schritt.
• Nächtlicher Lauf statt Sofortübertragung. Wenn ein Tag Verzug tragbar ist, entfällt ein ganzer Block an Aufwand.
• Sonderfälle bewusst ausgeklammert. Die 5 % Ausnahmen bleiben zunächst Handarbeit und werden erst gebaut, wenn sie sich als lästig erweisen.
• Eine schriftliche Beschreibung des Ablaufs vorab. Wer den Ist-Prozess in einer Seite beschreiben kann, spart eine Abstimmungsrunde.

Was kostet die Schnittstelle danach?

Der Punkt, an dem die meisten Kalkulationen unvollständig sind. Eine Schnittstelle ist kein Gegenstand, sondern ein laufender Vorgang. Sie braucht eine Stelle, an der sie läuft, jemanden, der Meldungen liest, und gelegentlich eine Anpassung, weil die Gegenstelle sich geändert hat.

Bei uns beginnt Betrieb und Wartung bei 149 € netto im Monat. Darin liegen Überwachung, Reaktion auf Ausfälle und Aktualisierungen. Wenn Sie selbst betreiben, entfällt der Posten — dann brauchen Sie aber jemanden im Haus, der die Meldungen tatsächlich liest. Beides ist in Ordnung. Nicht in Ordnung ist die dritte Variante: niemand.

Eine Übersicht über alle Leistungen und Preisrahmen steht auf der Seite Kosten.

Ab wann rechnet sich das?

Der Rechenweg ist einfach genug, um ihn in fünf Minuten selbst zu machen. Sie brauchen drei Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb.

1. Zeit pro Tag. Wie lange dauert das Abtippen, Exportieren, Prüfen, Nachpflegen — realistisch, über alle Beteiligten.
2. Ihr interner Stundensatz. Vollkosten, nicht Bruttolohn.
3. Fehlerkosten. Was hat die letzte falsch übertragene Zeile gekostet? Eine falsche Bestellung, eine falsche Rechnung, ein verärgerter Kunde.

20 Minuten am Tag sind bei 220 Arbeitstagen rund 73 Stunden im Jahr. Multipliziert mit Ihrem Stundensatz haben Sie den jährlichen Nutzen, bevor Fehlerkosten überhaupt berücksichtigt sind. Vergleichen Sie ihn mit dem Preisrahmen der passenden Stufe plus zwölfmal Betrieb.

Wenn dabei mehr als drei Jahre Rückzahldauer herauskommen, lassen Sie es. Wir sagen das auch im Gespräch. Interessant wird es meistens nicht wegen der Zeit, sondern wegen der Fehler — die verlorene Stunde ärgert, die falsche Lieferung kostet.

Wie kommen Sie zu einer belastbaren Zahl?

Wir arbeiten mit Festpreis nach Konzept, nicht mit Stundenabrechnung. Dafür muss vorher geklärt sein, worauf zugegriffen wird und was passieren soll. Genau das leistet die Machbarkeits-Analyse für 490 € netto: eine schriftliche Einschätzung zu Zugang, Aufwand, Risiken und empfohlenem Vorgehen, plus ein Gespräch dazu. Bei Beauftragung wird der Betrag angerechnet.

Der Grund für diese Reihenfolge ist unangenehm, aber richtig: Ein Festpreis ohne Prüfung der Gegenstelle ist geraten. Geratene Festpreise enthalten entweder einen Risikoaufschlag, den Sie bezahlen, oder eine Nachforderung, die Sie nicht eingeplant haben.

Welche Fragen dabei beantwortet werden, steht in API-Anbindung: neun Fragen vor dem Angebot. Sie können die Liste auch selbst durchgehen und einem beliebigen Anbieter vorlegen. Wenn Sie danach ein Angebot ohne Analyse bekommen, ist das ebenfalls ein Ergebnis.

Was wir im Bereich Anbindungen konkret übernehmen, steht auf der Seite Schnittstellen. Wenn Sie den Fall lieber erzählen als tippen, erreichen Sie uns über das Kontaktformular oder telefonisch.