Daten zwischen zwei Programmen übertragen — ohne täglichen Export

Es fängt immer klein an. Ein Programm kann etwas nicht, ein zweites kann es. Also exportiert jemand eine Datei aus dem einen und liest sie in das andere ein. Fünf Minuten am Morgen, das ist zu verkraften.

Zwei Jahre später ist daraus ein fester Bestandteil des Arbeitstags geworden. Jemand macht es, jemand anderes macht es in der Urlaubsvertretung, und wenn beide krank sind, macht es niemand. Dieser Artikel beschreibt, wie man diesen Schritt abschafft — in der Sprache derjenigen, die ihn heute machen, nicht in der Sprache der IT.

Warum der tägliche Export so lange niemandem auffällt

Weil er nie an einem Stück stattfindet. Vier Minuten hier, ein Nachfassen dort, einmal die Woche eine Korrektur. Keine dieser Portionen ist groß genug, dass sie in einer Besprechung landet.

Sichtbar wird die Sache meist erst durch einen Fehler. Eine Zahl steht in einem Programm anders als im anderen, jemand hat auf der falschen Grundlage entschieden, und die Suche nach der Ursache dauert länger als die Übertragung eines ganzen Monats. Das ist der eigentliche Auslöser, mit dem Betriebe zu uns kommen. Nicht die verlorene Zeit, sondern die Entscheidung, die auf einem alten Stand getroffen wurde.

Was beim Übertragen von Hand tatsächlich passiert

Der Vorgang, den alle „kurz exportieren” nennen, besteht aus fünf Teilschritten. Er wird dadurch nicht schwieriger — aber jeder dieser Schritte ist eine Stelle, an der etwas schiefgehen kann.

1. Auswählen. Welcher Zeitraum, welche Filter, welche Spalten? Diese Auswahl steckt meistens nur in einem Kopf.
2. Exportieren. Das Programm legt eine Datei ab. Häufig mit Datum im Namen, häufig im Downloads-Ordner.
3. Nachbearbeiten. Spalten umsortieren, Format des Datums korrigieren, Zeilen löschen, die drüben Ärger machen.
4. Einlesen. Das zweite Programm nimmt die Datei an — oder meldet einen Fehler in Zeile 348.
5. Prüfen. Sind alle Datensätze angekommen? Diesen Schritt lässt fast jeder irgendwann weg, weil es ja immer geklappt hat.

Schritt drei und Schritt fünf sind die interessanten. Schritt drei ist der Beweis, dass die beiden Programme unterschiedlich denken — genau diese Übersetzung übernimmt später die Automatisierung. Schritt fünf ist der Grund, warum Fehler wochenlang unbemerkt bleiben.

Welche Wege gibt es, das ohne Sie zu erledigen?

Es gibt im Wesentlichen drei. Sie unterscheiden sich nicht im Ergebnis, sondern darin, was die beiden Programme technisch hergeben.

Weg	Was die Programme dafür können müssen	Wie aktuell die Daten sind	Was für Sie zu tun bleibt
Zeitplan-Lauf über Dateien	Eines kann automatisch exportieren, das andere automatisch einlesen	Je nach Einstellung: stündlich bis täglich	Nichts. Nur die Meldung lesen, wenn ein Lauf ausfällt
Direkte Verbindung	Beide haben eine dokumentierte Anschlussstelle für andere Programme	Minuten bis Stunden	Nichts
Eigener Zwischenbaustein	Mindestens eines gibt nichts her — die Daten werden anders geholt	Frei wählbar	Nichts, dafür regelmäßige Pflege des Zwischenbausteins

Der Zeitplan-Lauf über Dateien

Der unterschätzteste Weg und in den meisten Fällen der richtige. Ihr erstes Programm legt die Datei nachts selbst ab, das zweite holt sie sich und liest sie ein. Es ist derselbe Vorgang wie heute, nur ohne Mensch.

Der Vorteil ist die Nachvollziehbarkeit: Es gibt eine Datei, sie hat einen Zeitstempel, man kann sie sich ansehen. Wenn drei Wochen später eine Frage auftaucht, lässt sich der Stand von damals öffnen. Das ist bei Rückfragen aus der Buchhaltung oder aus einer Prüfung mehr wert, als es zunächst klingt.

Die direkte Verbindung

Moderne Programme haben eine dokumentierte Stelle, an der andere Programme Daten abholen und übergeben dürfen. Fachlich heißt das Schnittstelle oder API. Wenn beide Seiten so etwas haben, ist die Verbindung der kleinere Teil der Arbeit.

Der größere Teil ist die Übersetzung: Welches Feld auf der einen Seite entspricht welchem Feld auf der anderen? Was passiert mit einem Wert, den es drüben gar nicht gibt? Diese Fragen beantworten heute Sie — im Kopf, bei Schritt drei. Sie müssen einmal aufgeschrieben werden, dann übernimmt sie das Programm.

Der eigene Zwischenbaustein

Wenn eines der Programme weder exportieren noch eine Verbindung anbieten kann, braucht es einen kleinen eigenen Baustein dazwischen. Er holt die Daten auf einem anderen Weg, sortiert sie und übergibt sie weiter.

Das funktioniert, ist aber der aufwendigste der drei Wege — und der einzige, dessen laufende Kosten mit der Zeit eher steigen als sinken. Wir empfehlen ihn nur, wenn die anderen beiden ausscheiden. Ausführlich stehen alle technischen Varianten in unserem Artikel Zwei Systeme verbinden: die fünf Wege.

Wie schnell müssen die Daten drüben sein?

Das ist die Frage, die über den Aufwand entscheidet, und fast jeder beantwortet sie beim ersten Mal zu ehrgeizig. „Sofort” klingt richtig, kostet aber ein Mehrfaches.

Stellen Sie sich stattdessen die Gegenfrage: Was passiert konkret, wenn eine Angabe 12 Stunden alt ist? In den meisten Betrieben lautet die ehrliche Antwort: nichts. Der Auftrag wird morgens bearbeitet, die Zahlen von gestern Abend reichen dafür vollkommen.

Es gibt Ausnahmen. Wenn ein Mitarbeiter am Telefon eine Auskunft gibt, die auf dem aktuellen Stand beruhen muss, ist ein nächtlicher Lauf zu langsam. Aber das betrifft meistens nur einen kleinen Ausschnitt der Daten — und dann baut man diesen Ausschnitt schnell und den Rest nachts.

Muss ich dafür eines meiner Programme wechseln?

Nein, und das ist der häufigste Irrtum an dieser Stelle. Eine Übertragung wird zwischen den Programmen gebaut, die Sie heute haben. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in derselben Oberfläche, mit denselben Abläufen.

Umgekehrt gilt: Wenn ein Anbieter Ihnen als Antwort auf diese Frage die Ablösung eines Ihrer Programme vorschlägt, ist das ein deutlich größeres Vorhaben mit deutlich größerem Risiko. Es kann richtig sein — aber es ist eine andere Entscheidung und sollte auch als solche behandelt werden.

Was ist, wenn eines der Programme nichts hergibt?

Das kommt vor, besonders bei älteren Fachanwendungen. Bevor Sie aufgeben, lohnen sich drei Nachfragen beim Hersteller:

• Gibt es einen automatischen Export, auch wenn er nicht im Handbuch steht?
• Darf ein Dritter lesend auf die Datenbank zugreifen, und unter welchen Bedingungen?
• Ist eine Anschlussstelle für andere Programme in Planung?

Die Antwort auf Frage zwei entscheidet oft alles. Lesender Zugriff auf die Datenbank ist technisch fast immer möglich; die Frage ist, ob der Hersteller ihn erlaubt und ob er bei Updates Rücksicht darauf nimmt. Klären Sie das schriftlich, bevor jemand baut.

Woran Sie merken, dass die Übertragung stillsteht

Gar nicht — es sei denn, jemand hat es eingeplant. Das ist der wichtigste Punkt des ganzen Themas.

Solange Sie die Datei selbst einlesen, merken Sie sofort, wenn etwas fehlt. Sobald es automatisch läuft, merkt es niemand mehr. Deshalb gehört zu jeder Übertragung eine Überwachung, die aktiv meldet, wenn der erwartete Lauf ausgeblieben ist oder Datensätze abgewiesen wurden. Eine kurze Nachricht an eine benannte Person, nicht in ein Protokoll, das keiner öffnet.

Fragen Sie bei jedem Angebot ausdrücklich nach diesen drei Punkten:

1. Wer wird benachrichtigt, und auf welchem Weg?
2. Was passiert mit Datensätzen, die abgewiesen wurden — verschwinden sie oder warten sie?
3. Lässt sich in vier Wochen nachvollziehen, was wann übertragen wurde?

Ein Angebot ohne diese drei Punkte ist nicht günstiger. Es ist unvollständig.

Was das kostet und ab wann es sich lohnt

Bei uns beginnt eine Übertragung zwischen zwei Programmen bei 2.500 € netto. Darin enthalten sind eine Richtung, ein überschaubarer Datenbestand, die Fehlerbehandlung, die Protokollierung und die Übergabe. Der laufende Betrieb mit Überwachung beginnt bei 149 € im Monat. Die Einordnung nach Umfang steht auf unserer Seite zu den Kosten.

Ob sich das rechnet, können Sie in zwei Minuten selbst überschlagen. Nehmen Sie die Zahl der Personen, die den Vorgang machen, mal die Minuten pro Tag, mal rund 220 Arbeitstage. 20 Minuten täglich sind im Jahr etwa 73 Stunden. Dazu kommt der Teil, den niemand mitzählt: die Suche nach der Ursache, wenn zwei Stände nicht zusammenpassen.

Und es gibt den Fall, in dem sich nichts rechnet. Wenn die Übertragung einmal im Quartal stattfindet und eine halbe Stunde dauert, bleiben Sie beim Export von Hand. Das sagen wir auch so, wenn es zutrifft.

Was Sie vorbereiten können, bevor Sie jemanden fragen

Drei Dinge verkürzen jedes Angebotsgespräch erheblich — und Sie haben sie alle bereits im Kopf:

• Eine Beispieldatei aus dem Export, so wie sie heute aussieht.
• Die Liste Ihrer Handgriffe bei Schritt drei: Was ändern Sie regelmäßig, bevor Sie einlesen?
• Die Sonderfälle, an denen es hakt. Der Kunde ohne Kundennummer, der Auftrag mit Sonderpreis, die Zeile, die immer abgewiesen wird.

Der dritte Punkt ist der wertvollste. Sonderfälle sind der Grund, warum Übertragungen teurer werden als geplant — und Sie sind die einzige Person, die sie kennt.

Wenn Sie den Fall lieber erzählen als aufschreiben: Beschreiben Sie ihn uns über das Kontaktformular oder rufen Sie an. Was wir dabei technisch bauen und wie eine Anbindung entsteht, steht auf der Seite Schnittstellen und Anbindungen.